Tryksager i forsvaret - også et chefsanliggende

Følgende artikel, der er skrevet af chefen for Hærens Reglementsforvaltning, oberstløjtnant P. Læssøe Pedersen, tager fat på et stort og broget område i Forsvaret, produktionen af tryksager m.m., et område, som efter forfatterens opfattelse med fordel kan gøres til genstand for en omfattende rationalisering.
 
 
På to-årsdagen for aflevering af min rapport om tilvejebringelse af tryksager i forsvaret, føler jeg trang til at kommentere sagen og gøre op med nogle misforståelser, som er fulgt med i ventetiden. Jeg kan nok regne med de direkte involverede som kritiske læsere af denne artikel. Anderledes ligger det måske med cheferne. Dem vil jeg derfor indlede med at motivere for at gå lidt videre end blot til denne linie.
 
Sagen drejer sig nemlig om:
  • En vigtig og omkostningskrævende servicefunktion inden for de fleste chefers ansvarsområde. 
  • Lønsom udnyttelse af et to-cifret millionbeløb. 
  • Forståelse for budskabet i de vejledninger, som også forsvaret har modtaget om økonomien på dette område. 
  • En sag i hastig (teknologisk) udvikling med heraf følgende rige muligheder for fejltagelser på alle niveauer.

Sagen drejer sig også om at vise lidt interesse for et arbejdsområde, som i større eller mindre omfang beskæftiger personel på alle tjenestesteder, og hvor der udføres et godt stykke arbejde. Det viste min undersøgelse i 1987, og det blev bekræftet ved en række tjenestesteds- besøg i sommeren 1989. Det har også vist sig, at de fleste af vore såkaldte »Hustrykkerier« tåler sammenligning med de bedste til svarende små private trykkerier. Der er imidlertid en tendens til at være lidt vel rigeligt forsynet med især produktionsmateriel (kapaciteten) i forhold til det lokale behov (belastningen). Det er her, der ligger nogle rationaliseringsmuligheder, som jeg vil komme ind på i det følgende.

En vigtig servicefunktion 
Det er med tryksager i forsvaret næsten som med vejret. Det er noget alle bruger, men som ingen rigtig taler om. De er der bare, som cheferne har ønsket det. Det er dem, der alene fastsætter behovet. Vi, der har en plads i serviceorganisationen bagved, tager behovet til efterretning og skaffer tryksagerne til veje til den rette pris og kvalitet, samt sørger for, at de er til rådighed på rette sted, til rette tid og i rette mængde. Behov og tilvejebringelse hænger sammen, men det er to sider af den samme sag. Opgaven består i at finde balancen mellem god service og god økonomi.
Det betyder, 

  • at man må acceptere tjenstligt nødvendig egenproduktion, selvom den i et vist omfang kunne tilvejebringes billigere på en anden måde, men -
  • at rationaliseringsmulighederne til gengæld skal udnyttes, idet der ud fra en helhedsbetragtning stræbes efter harmoni mellem kapacitet og belastning.

Dette kræver samordning og samling af de ressourcer, der ikke nødvendigvis skal være til rådighed på alle tjenestesteder for at opfylde de daglige, kortfristede behov. Det medfører imidlertid en pyramidestruktur, der i nogles øjne bringer rationaliserigsbestræbelserne på kollisionskurs med decentraliserings- og delegeringsfilosofien. Det er efter min opfattelse forkert, så meget mere som omkostningsbevidsthed jo netop er et væsentligt element i ideen bag forsvarets modemiseringsprogram.

Egenproduktion eller »køb i byen«
Det er som nævnt nødvendigt, at forsvaret selv producerer en række af de tryksager, vi har brug for. Alle myndigheder må således selv kunne mangfoldiggøre (daglige) opgaver med kort leveringsfrist, lige som hensynet til klassifikation, prioritering af opgaverne og stedvise krav om fysisk tæt samarbejde mellem de kreative og de producerende elementer i processen gør det nødvendigt, at visse myndigheder råder over en vis yderligere kapacitet. I den anledning har vi i forsvaret (som andre offentlige myndigheder) etableret en række større og mindre »Hustrykkerier«. Statens rammeaftaler giver os endvidere mulighed for at anskaffe maskiner og produktionsmaterialer til en lav pris med henblik på at kunne løse den nævnte type af opgaver - og ikke til andet! Hvad der ligger ud over dette, skal vi principielt »købe i byen«. Det er nemlig ikke forsvarets opgave at fremstille tryksager. Hertil har vi en udmærket grafisk industri!
Hvor grænsen går mellem egenproduktion og produktion andetsteds kan være svær at drage. Man falder nemt for fristelsen til selv at gå igang med tryksagsproduktioner, der i virkeligheden ligger uden for et hustrykkeris tiltænkte område. Det skyldes som regel en prisværdig iver efter at fremvise stadig finere produkter og større oplagstal, når maskinerne nu engang kan lave det (selvom de egentlig ikke er beregnet dertil), og når ressourcerne nu alligevel er til rådighed. Man henfalder let til begejstring over at kunne fremvise millioncifre for antal tryk, men disse rekordforsøg er ikke nødvendigvis et udtryk for, at man belaster sit anlæg med hensigtsmæssige opgaver.

Lønsomheden
Afgørende for belastningen om egenproduktion eller »køb i byen« er lønsomheden, hvis de tidligere omtalte tjenstlige hensyn ikke allerede har afgjort sagen til fordel for egenproduktion. Grundlaget for en vurdering af lønsomheden er et overslag over omkostningerne ved selv at fremstille tryksagerne sammenholdt med, hvad det ville koste at lade et privat firma eller et af de lidt større hustrykkerier med længere leveringsfrister løse opgaven. Hvorledes dette gøres op, har Rigsrevisionen givet anvisninger på i »Vejledning for Statens Hustrykkerier« (Juli 1986). Disse fremgangsmåder lå til grund for besvarelserne i »Hustrykkeriundersøgelsen« fra 1987 og er således kendt af forsvarets myndigheder.

Teori eller praksis
Jeg har ret ofte mødt denne opfattelse, 

  • at vi kunne producere det i hustrykkeriet, vi får besked på (af vore foresatte),  
  • at vi jo er her og får vores løn m.v .alligevel, 
  • at maskinerne allerede er købt og betalt, og
  • at opgørelse af lønsomheden derfor er teori og spild af tid, som vi kunne udnytte bedre til at producere endnu mere eller lave noget andet.

Det er klart, at hustrykkeriet kun producerer det, man får ordre til. Til gengæld bør man ikke få ordre til at producere noget, der ikke er lønsomt, med mindre der er særlige grunde hertil. »Tomgangsproduktion« kan f.eks. være en af dem, men tomgang skal være et fænomen, der optræder lejlighedsvis, fordi man har søgt at dimensionere sit anlæg efter en gennem- snitsbelastning, og ikke fordi man har forkøbt sig. Det er også klart, vi får vores løn, men arbejdskraften kunne måske udnyttes bedre, hvilket rent faktisk sker mange steder derved, at personellet løser andre opgaver på tjenestestedet.

Opgørelse af lønsomheden
Opgørelse af lønsomheden må variere i omfang efter hustrykkeriets størrelse. Der, hvor trykkeriet stort set indskrænker sig til fotokopiering af befalinger og lignende, vil jeg medgive, at egentlig lønsomhedsberegning m.v. nok er for meget af det gode. Der er jo ikke noget alternativ til egenproduktion. Her iagttages lønsomheden gennem fornuftigt indkøb af materiel, rimeligt tidsforbrug samt ved indskriden mod vidtløftige brugerkrav og overdrevet materialeforbrug.
Når vi bevæger os herfra og til de hustrykkerier, der producerer tryksager af forskellig art ved fotokopiering på større maskiner, offset-tryk i små arkformater (A3 og A4) samt nogen repro og efterbehandling, er der behov for en opgørelse af lønsomheden. Detaljeringsgraden må selvsagt afhænge af den lokale produktions indhold og omfang. Det kan kræve en lille indsats at sætte arbejdet i system, men herefter er »papimusseriet« minimalt. Tænk iøvrigt på, hvad de små private trykkerier, vi kan sammenligne os med, skal bruge af tid på den slags. Det, der stilles krav om hos os, er i virkeligheden kun, hvad der svarer til, at bogtrykkeren kan skrive en regning.
Herved kan vi, 

  • fravælge de opgaver, som det er tjenstligt muligt og lønsomt at lade fremstille andetsteds (jf. »Vejledningens« afgrænsninger), 
  • have grundlag for rigtigt valg af maskiner og bemanding, samt 
  • vurdere ressourceforbruget.
Begrænset, men nødvendig ekstraindsats
Endnu er vi desværre ikke kommet dertil, at vi skal kunne afgive tilbud på (de lidt større) opgaver, men det kommer måske en dag? De større hustrykkerier skal jo i forvejen på en eller anden måde gøre den enkelte trykkeriopgave op i ressource- og tidsforbrug for at kunne tilrettelægge arbejdet og overholde budgetter og leveringsterminer. Det, der stiller krav om »oveni«, er en minimal indsats. Jeg kan som eksempel nævne, at arbejdet hermed er sat i system og gennemføres i det daghge arbejde ved Hærens Reglementsforvaltning. Det udføres ved hjælp af PC’er (regneark) og omfatter, -
  • samling af statistisk materiale, 
  • ordrekalkulation, 
  • opgørelse af produktionsomkostninger og løbende driftskontrol.

Dette repræsenterer maksimum af, hvad et trykkeri i forsvaret bør kunne komme ud for. De fleste vil kunne klare sig med en del mindre.

Afhængigheden af tryksager
Jeg indledte med at beskrive tryksagsområdet i forsvaret som en servicefunktion betjent af et hjørne i en organisation, der har helt andre primære opgaver og interesser end tryksager. Vi mærker ikke meget til området i det daglige, og det er et godt tegn på, at denne service generelt fungerer tilfredsstillende. Det bør imidlertid ikke føre til ligegyldighed, også fordi vi alle er så afhængige af en problemfri tryksagsservice. Intet tyder på, at den teknologiske udvikling foreløbig vil mindske vores afhængighed af papiret. Forbruget synes tværtimod at være stigende. Udviklingen går meget hurtigt, og forældelsestermineme for såvel materiel som viden mindskes år for år. Så meget større er risikoen for fejltagelser og fejlinvestering af de sparsomme midler.

Tryksager i forsvaret - en millionsag Selvom tallene er mere end to år gamle, kan tendenserne i undersøgelsen fra 1987 nok stadigvæk bruges som mål for nogle størrelsesordener. De viser blandt andet, at der under Forsvarskommandoens område årligt produceres ca. 90 millioner kopier/offsettryk (individuel fotokopiering af enkeltark og småopgaver er ikke medregnet). Hertil kommer, hvad der produceres i forsvaret uden for Forsvarskommandoens område. Det er vel ikke helt forkert at gætte på et samlet forbrug i koncernen på noget over 100 millioner kopier og offsettryk. I hele forsvaret koster tilvejebringelsen af tryksager ved egenproduktion og ved »køb i byen« årligt ca. 40 millioner kroner. Lægger man hertil, hvad det reelt koster at frembringe det, der skal trykkes på papiret og omkostningerne ved forvaltning og distribution m.v., nærmer vi os sikkert et beløb på 60-80 millioner kroner.

Hele forsvaret bør inddrages
Forsvaret kan så lidt som andre offentlige virksomheder bortrationahsere tryksagsområdet eller tillade sig at spare det til uanvendelighed ved kortsigtede »hovsa-løsninger«. Som uddannelsessted for mange tusinde mennesker har forsvaret endog et særligt stort behov for tryksager af enhver art. Der vil også i fremtiden skulle bruges et tocifret millionbeløb hertil hvert år.
Der er på den anden side ingen grund til at antage, at vi ikke kan forene en fortsat høj service med et lidt lavere omkostningsniveau. Det kræver imidlertid nogle chefsbeslutniger om at tage fat på en kritisk gennemgang af vore behov og udgivelse af de nødvendige direktiver for, hvorledes de skal opfyldes.
Cheferne og deres stabe har altid travlt. Personelreduktioner og store aktuelle arbejdsopgaver har øget presset på beslutningsprocessen yderligere. Det kniber selvsagt med tid til at tage sig af sagen. Bortset herfra ved jeg egentlig ikke, hvad vi venter på. Skulle årsagen imidlertid være ønsket om at inddrage den del af forsvaret, der ligger uden for Forsvarskommandoens område - og som ikke har været behandlet tidligere - bør vi vel vente lidt endnu for at kunne få det hele på plads i koncernmodellen.

P. Læssøe Pedersen.

PDF med originaludgaven af Militært Tidsskrift hvor denne artikel er fra: 

PDF icon

militaert_tidskrift_119_aargang_jul-aug-sep.pdf

 

Litteraturliste

Del: