Status og udfordringer i DeMap og DeMars

Af kommandør Kaj Aage Larsen, Implementeringskoordinator for DeMap/DeMars, Forsvarskommandoen.

Indledning
Forkortelserne DeMap og DeMars har gennem en årrække floreret i forsvaret. De bagvedliggende projekter har været genstand for en række meningsudvekslinger ofte af divergerende karakter. En gennemgående holdning har været, at det er svært at få hold på materien og de dybereliggende årsager, der har bevirket, at forsvaret har igangsat DeMap og DeMars. Nærværende artikels tilgang til emnet vil være at redegøre for de udfordringer forsvaret styringsmæssigt har været konfronteret med og fortsat er op imod. I denne sammenhæng vil spørgsmålet ’’hvorfor DeMap og DeMars” forhåbentlig blive besvaret, ligesom materien i et vist omfang vil blive afdækket i forbindelse med omtalen af projektarbejdet og status herfor. Indledningvis redegøres for de styringsmæssige krav, som forsvaret er konfronteret med såvel eksternt som internt. Disse krav sammenholdt med forsvarets ledelsesmæssige stade før DeMap og DeMars repræsenterede det styringsmæssige udviklingsbehov og dermed den igangsættende udfordring. Planlægning og implementering af den nødvendige udvikling i form af DeMap og DeMars udgør den mellemfaldende udfordring. Situationen efter udvikling af DeMap og DeMars, hvor resultaterne af de to projekter skal implementeres i forsvaret, vil være den afsluttende udfordring.
 
Hvad er DeMap?
Forkortelsen DeMap dækker over betegnelsen Dansk Forsvars Managementprojekt. Den engelske betegnelse er Danish Defence Management Project. DeMap er et organisationsudviklingsprojekt, som har til opgave at videreudvikle forsvarets styring og forvaltning således, at forsvarets virksomhed tilrettelægges og gennemføres med fokus på resultater og omkostninger. Projektet omfatter en række analyser af forsvarets virksomhed med sigte på at afdække de resultatskabende processer. I tillæg hertil beskrives relevante styrings- og forvaltningsopgaver. De operative føringsopgaver i forbindelse med styrkeindsættelse er derimod ikke omfattet af DeMap. Som grundlag for styringen udvikles et overordnet målkompleks, og i lyset heraf tilrettes plan- og rapportsystemet. Med udgangspunkt heri opgøres behovet for styrings- og forvaltningsinformation som basis for udvikling og opsætning af informatiksystememe. I forbindelse med den ledelses- og forvaltningsmæssige udvikling vurderes behovet for justering af forretningsgange og organisatoriske strukturer.
 
Hvad er DeMars?
Forkortelsen DeMars dækker over betegnelsen Dansk Forsvars Management- og Ressourcestyringssystem. Den engelske betegnelse er Danish Defence Resources Management System. DeMars er den IT-mæssige udmøntning af DeMap og indebærer anskaffelse og opsætning af et informatiksystem, som er baseret på et kommercielt IT-produkt (SAP R/3). SAP står for Systems, Applications and Products, og R/3 betegner den gældende version af systemet. SAP R/3 er et såkaldt standard rammesystem (COTS = Commercial off the shelf), som integrerer en række funktionaliteter til styring og forvaltning af økonomi, materiel, personel og struktur. DeMars vil erstatte cirka 70 idriftværende systemer, hvoraf skal nævnes FØRST, LF 92, FØPC, MILLAG samt en række personaleadministrative systemer. SAP er designet til at understøtte virksomhedens standardforretningsprocesser. Systemets funktionalitet og struktur tillader en universel og realtidsbaseret anvendelse af registreret information. DeMars skal med udgangspunkt i DeMap registrere, behandle og præsentere information til støtte for styring og forvaltning på samtlige niveauer inden for forsvarets produktionsvirksomhed. Tilgangen til systemet er mere organisatorisk end IT- betinget. Det vil derfor være nødvendigt i forbindelse med opsætning og anvendelse af DeMars at gennemgå den eksisterende organisation og de hidtidige forretningsgange med henblik på at sikre et optimalt samvirke mellem virksomhed og IT- system. Den meget tætte sammenhæng mellem organisations- og systemudvikling er reflekteret i såvel DeMap som i DeMars.
 
Den igangssættende udfordring
Er DeMap og DeMars et produkt af forvarets egne erkendte behov, eller er der tale om forsvarets reaktion på udefra kommende krav? Svaret herpå er et ”både og”. Kimen til den ’’igangsættende udfordring” blev lagt i 1985 ved de krav til effektivisering af statslige institutioners økonomistyring, som kom til udtryk i den daværende regerings modemiseringsprogram. Reformen indebar en generel indførelse af mål og rammestyringsprincippet i den statslige sektor kombineret med et krav om decentralisering (1) af opgavevaretagelsen, tiltag som skulle øge effektiviteten i såvel resultatopnåelsen som i den underliggende virksomhed. Reformen lagde således op til større frihedsgrader i institutionernes centrale styring og i den decentrale opgavevaretagelse. Som modydelse for det forbedrede råderum forudsatte regeringen, at institutioneme kunne redegøre for opnåede resultater i lyset af de givne bevillinger. Nøgleinformation, som det blev pålagt institutionerne at afrapportere i form af et egentlig virksomhedsregnskab, omfattede blandt andet:
- Institutionens formål og opgavekompleks,
- Institutionens behovsdækning i relation til formål,
- Institutionens målopfyldelse i relation til opgavekomplekset,
- Institutionens ressourceforbrug i relation til opgaveløsningeme,
- Udviklingen i institutionens ydre (2) og indre effektivitet (3).
 
Ovennævnte krav til dokumentation repræsenterer en grundlæggende udfordring uanset hvilken virksomhedstype, der er tale om. Udfordringen øges som en funktion af virksomhedens kompleksitet. Der er tale om vital information, som er afgørende for virksomhedens funktion. Forsvaret er ingen undtagelse, de ydre krav skal naturligvis honoreres bedst muligt inden for givne vilkår og rammer. Udviklingen i vilkårene for forsvarets virksomhed har i de senere år bl. a. kunne beskrives som øgede krav og reducerede rammer. Forsvarets reaktion herpå er en øget fokus på en effektivisering af forsvarets styring med henblik på, at virksomheden tilrettelægges og gennemføres stadig mere målrettet og rationelt. Ressourcer til forsvarets fortsatte udvikling må forventes i stigende grad at skulle frigøres som et resultat af en løbende effektivisering af forsvarets driftsvirksomhed. Det kan således konkluderes, at der ikke foreligger en interessekonflikt for forsvaret i spørgsmålet om at leve op til regeringens ledelsesmæssige udfordring.
 
Hvordan reagerede forsvaret på denne udfordring? Forsvaret valgte indledningsvis at evaluere vilkåreme for det lokale chefsvirke. En vurdering af den ledelsesmæssige udgangssituation afdækkede et behov for at opøve cheferne i udøvelsen af det såkaldte helhedsansvar. Princippet om helhedsansvar indebærer, at chefer inden for eget myndighedsområde pålægges det samlede ansvar for såvel resultatopnåelsen som det dermed forbundne ressourceforbrug. Med henblik på at tilføre helhedsansvaret det nødvendige indhold gennemførte Forsvarskommandoen (FKO) en vidtrækkende decentraliseringsproces, som indebar en betydelig forskydning af ansvar og kompetence ned gennem forsvarets styringsniveauer. Som grundlag for styringen udarbejdede FKO overordnede produktionsmål til underlagte myndigheder med baggrund i planlagt aktivitet og fastlagde de dertil hørende økonomiske rammer. Forsvarets daværende IT-støtte omfattede et betydeligt antal ’’stand alone” systemer, som ikke kunne kommunikere indbyrdes. Mulighederne for opdatering og videreudvikling af de eksisterende systemer var meget begrænsede. Teknologien gav ikke basis for etablering af integrerede systemer, en afgørende forudsætning for udvikling af totalløsninger. Til støtte for decentraliseringen blev der derfor fortsat udviklet lokale økonomi- og materielsystemer, der overvejende var baseret på ’’off line” kommunikation med de centrale systemer.
 
Decentraliseringsprocessen har utvivlsomt betydet en styrkelse af det lokale chefsvirke. Når hertil lægges de hidtil gennemførte justeringer af værktøjer og procedurer forbundet med planlægning, gennemførelse og kontrol af driftsvirksomheden, synes formålet-at forbedre forsvarets udgangspunkt for introduktion af en totalløsning på styringsområdet - opfyldt. Imidlertid blev forsvarets planlægning for videreudvikling af styringen overhalet inden om ved ’’Statsrevisorernes Beretning om forsvarets overordnede Økonomistyring (nr. 9/91)” og ’’Statsrevisorernes Beretning om hærens opgavevaretagelse og Økonomistyring. (nr. 15/92).” De pågældende beretninger kritiserede forsvarets styring på en række områder og anførte, at forsvaret havde behov for at:
- Skelne mellem slutprodukter og støtteprodukter,
- Allokere omkostninger til slutprodukter og støtteprodukter m.h.p. at kunne vurdere produktivitet og effektivitet,
- Gennenføre en mere systematisk nedbrydning af målstrukturen,
- Synliggøre formålstrukturen i planlægningen,
- Kvantificere målangivelser,
- Forbedre informationsudvekslingen mellem de administrative systemer,
- Synliggøre udviklingen i forsvarets aktivmasse.
 
Tidspunktet for kritikken kunne umiddelbart synes uhensigtsmæssig taget i betragtning, at forsvaret set med egne øjne ’’stod midt i vadestedet”. Rigsrevisionen var nok i modsætning hertil snarere af den opfattelse, at forsvaret ’’trådte vande”. Efter nærmere eftertanke må ’’timingen” trods alt siges at have været til forsvarets fordel, da kritikken fremkom i en fase, hvor forsvaret alligevel skulle igang med at videreudvikle den styringsmæssige overbygning på den gennemførte decentralisering. Gennem kritikken fik forsvaret adgang til en række eksterne analyseresultater og anbefalinger, som umiddelbart kunne anvendes som grundlag for den fortsatte udvikling af forsvarets styring. Man kan hævde, at Rigsrevisionens undersøgelser fremstod som en operatio- nalisering af den igangsættende udfordring. Forsvarets reaktion på den fremsatte kritik spændte vidt. Nogle opfattede kritikken som uretfærdig, eftersom forsvaret på en række områder trods alt havde været frontløber i den styringsmæssige udvikling. Andre så en mulighed for at udfylde, hvad man kaldte et ’’styringsmæssigt tomrum”. Forsvarets øverste ledelse tog imidlertid udfordringen op.
 
Udvikling af det strategiske grundlag
Accepten af den igangsættende udfordring indebar nye udfordringer. Indledningsvis gjaldt det om at forholde sig til den fremsatte kritik, få styr på egne behov og ideer og med udgangspunkt heri fastlægge en strategi for den videre udvikling på styringsområdet. Resultaterne af det grundlæggende udredningsarbejde forelå JUN 1995 i form af’’Redegørelsen vedrørende forsvarets økonomistyring”, ofte refereret til som den ’’grønne redegørelse”. Den grønne redegørelse, som findes på forsvarets informationsserver, omfatter blandt andet en beskrivelse af forsvarets virksomhed i form af modeller, som kunne indramme den fortsatte analyse. De eksisterende beskrivelser af forsvaret, som overvejende var af organisatorisk art, var utilstrækkelige for dette formål. Det var nødvendigt at foretage en funktionel (4) beskrivelse af forsvarets virksomhed omfattende styrkeindsættelse, styrkeproduktion og støtteproduktion. Forsvarets ”slutprodukter ” blev defineret som færdiguddannede enheder og forsvarets ’’slutproduktion ” som indsættelse af slutprodukterne i løsningen af forsvarets opgaver. Modellerne viste, at størsteparten af forsvaret har karakter af en produktionsvirksomhed og derfor burde underkastes en styring, som er relevant for denne type virksomhed. På denne baggrund blev de overordnede styringsopgaver og deres indbyrdes samvirke fastlagt. Undtaget herfra var den operative ledelse forbundet med styrkeindsættelsen, som udover at være den egentlige raison d’etre, naturligvis ikke kan og bør sættes på ’’management formler”.
 
Ud fra den erkendelse, at de omkostningsmæssige konsekvenser er en væsentlig parameter i valget mellem beslutningsaltemativer, blev det anbefalet at indføre totalomkostningsprincippet i styringen af forsvarets virksomhed. Totalomkostnings- princippet indebærer, at forsvarets produktion og opgaveløsninger pålignes samtlige omkostninger forbundet med resultatopnåelsen. Værktøjet hertil er oprettelse af resultatcentre og introduktion af intern afregning. Det var endvidere nødvendigt som basis for den fortsatte udvikling at opnå betydelig indsigt i de mekanismer, som fører til forsvarets resultatopnåelse, det vil sige de resultatskabende processer, deres indbyrdes samvirke og den styring, som disse processer må og kan gøres til genstand for. Udviklingen af en grundlæggende styrings- og virksomhedsmodel repræsenterede derfor en af de helt store udfordringer i det indledende udredningsarbejde.
 
Organisering af den videre planlægning
Efter godkendelsen af den ’’grønne redegørelse” stod forsvaret over for en række nye udfordringer. Opgaven lød nu på at udarbejde en detaljeret implementeringsplan, som skulle definere de enkelte udviklingsprojekter og fastlægge de tids- og ressourcemæs- sige rammer for projektarbejdet. Projektarbejdet i forbindelse med organisationsud- viklingsprojekteme forudsattes gennemført i basisorganisationen, medens opgaven med udvikling af DeMars blev placeret i en særlig projektgruppe. Styring og koordinering af det samlede projekt skulle foregå inden for rammerne af en særlig implementerings- organisation. Implementeringsorganisationen omfattede indledningvis :
- En implementeringstyringsgruppe med CH FST som formand,
- En følgegruppe med repræsentation fra Finansministeriet,
- Rigsrevision og Forsvarsministeriet, samt
- Et koordinationssekretariat,
- En projektgruppe DeMars.
som blev pålagt at udarbejde implementeringsplanen med termin NOV 1995. Planen reflekterer den logiske relation mellem projekterne, hvilket også kommer til udtryk i den tidsmæssige fasning af udviklingsarbejdet. Planen omfatter følgende hovedprojekter:
 
- Uddybning af styrings- og virksomhedsmodellen,
- Udvikling af målstrukturer og opgaveanvisning,
- Udvikling af nøgletal,
- Fastlæggelse af overordnet informationsbehov,
- Tilpasning og videreudvikling af kontoplaner,
- Tilpasning og videreudvikling af det overordnede plangrundlag,
- Tilpasning og videreudvikling af seksårsplanen,
- Tilpasning og videreudvikling af årsprogram,
- Tilpasning af driftsstatusrapportering,
- Tilpasning og videreudvikling af virksomhedsoversigter, virksomhedsregnskaber og myndighedsregnskaber, 
- Uddybning af styringsopgaverne,
- Krav til og valg af system (DeMars),
- Etablering af resultatcentre,
- Tilpasning af forvaltningen,
- Tilpasning af uddannelserne,
- Udvikling/tilpasning af fælles informatiksystemer (DeMars).
 
Planen har siden sin fremkomst gennemgået en række justeringer blandt andet med sigte på at opnå en tæt samordning af den styrings- og systemmæssige udvikling. Den systemmæssige udvikling er beskrevet i DeMars versioneringsplan. Tilsvarende har implementeringsorganisationen været genstand for forandringer med henblik på at sikre maksimal styringsmæssig støtte i projektets forskellige faser.
 
Den mellemfaldende udfordring
Den mellemfaldende udfordring omfatter opgaverne forbundet med gennemførelse af projektarbejdet inden for rammerne af DeMap implementeringsplan og DeMars versioneringsplan. Med henblik på at anskueliggøre den mellemfaldende udfordring beskrives nedenstående substansen i de løsninger, der planlægges for.
 
Styringsopgaverne
Styrings- og virksomhedsmodellen vil fungere som en ’’stående refererence” i alle forhold vedrørende organisationsudvikling og styring af resultatopnåelsen på såvel kort som lang sigt. Styringen vil formulere krav til præstationer, fastlægge rammer og konstatere målopfyldelse med henblik på - om fornødent - at iværksætte styringskorrektioner. Evnen til at etablere relevante mål i en operationel udformning vil være afgørende for en effektiv ledelsesudøvelse. Der etableres målangivelser, som dimensionerer og prioriterer såvel driften som den langsigtede udvikling af forsvaret. De langsigtede mål vil lyset af bl.a. opgavekomplekset, doktrin og teknologi fokusere på udvikling i aktivitet, struktur og kapacitet. De kortsigtede målformuleringer fokuserer på løsning af driftsopgaverne herunder gennemførelse af planlagte struktur- og kapacitetstilpasninger og realiserer dermed det langsigtede udviklingsperspektiv. Perspektiverne i styringen stiller derfor krav om gennemgående strukturer i forsvarets plan- og rapportkompleks.
 
Styringen gennemføres som udviklings- og driftsstyring. Gennem udviklingssty- ringen koordineres tilpasningen af forsvarets funktionsområder og deres virksomhed på det lange sigt. Styringen på kort sigt omfatter koordinerende driftsstyring, der regulerer samspillet mellem de enkelte funktionsområder, ogfunktionel driftsstyring, som styrer virksomheden inden for respektive funktionsområder. Udviklingsstyringen dimensionerer udviklingen i aktiviteter, struktur og kapacitet og omfatter ud over selve planlægningsprocessen kontrol med planlægningens udmøntning i det korte perspektiv samt kontrol med den fysiske virkeliggørelse af planlægningen. Styringen på det korte sigt regulerer gennemførelsen af de nødvendige aktiviteter til opnåelse af de fastsatte mål for opgaveløsning, struktur- og kapacitetstilpasning. Driftsstyringen omfatter opgaveanvisning, disponering og resultatkontrol.
 
FKO varetager udviklings- og driftsstyringen ud fra en strategisk indfaldsvinkel og fastlægge de overordnede krav, vilkår og kriterier for resultatopnåelsen. Komman- domyndighedeme (KOMY) udmønter den planlagte udvikling og varetager driftsstyring ud fra en operativ indfaldsvinkel. Niveau III myndighederne gennemfører produktionen i et samspil med de producerende enheder (ansvar 4 og 5) og varetager driftsstyring ud fra en taktisk synsvinkel. Samspillet mellem styringsniveaueme i forsvaret tilgodeses gennem princippet om mål- og rammestyring i den vertikale styringsdimension og gennem princippet om efterspørgselsbestemt styring i den horisontale styringsdimension. Må- og rammestyringen udøves alene gennem planlægning, medens den efterspørgselsbestemte styring gennemføres statistisk funderet eventuelt suppleret ved planlægning.
 
Resultatstyringen er relateret til løsningen af forsvarets opgaver, såvel i det langsigtede- som det korte perspektiv. Afhængig af ledelsesniveau suppleres resultatstyringen med en styring af produktionen iagttagende kvantitative og kvalitative krav til produktet. Der vil blive styret på mellemproduktioner og slutproduktion. Kravene til slutproduktionen er regulerende for forsvarets øvrige virksomhed. Ud over at styre på produktionen styres der på økonomien forbundet med forsvarets virksomhed og resultater.
 
Organisationsstyringen gennemføres som en tværgående styringsopgave og fokuserer i lyset af opgavekomplekset og forsvarets resultatopnåelse på udvikling og opretholdelse af forsvarets funktionsduelighed som virksomhed betragtet. 
 
Opgavevaretagelsen
Den ledelsesmæssige opgavevaretagelse gennemføres på respektive styringsniveauer som følger:
- FKO ledelsesopgave omfatter fastlæggelse af de overordnede krav til løsning af forsvarets opgaver, dimensionering af struktur og kapacitet samt den overordnede prioritering i forbindelse med allokering af ressourcer til opgaveløsninger og kapitalbinding.
- KOMY ledelsesopgaver omfatter operationalisering af opgavevaretagelsen, udmøntning af godkendte struktur-, kapacitets- og lagertilpasninger samt disponering af tildelte ressourcer og kapacitet.
- Niveau III myndighedernes ledelsesopgaver omfatter realisering af aktivitets- og produktionsmål samt den dertil fornødne anvendelse af ressourcer og kapacitet.
 
Forsvarets forvaltning gennemføres ud fra såvel en forvaltningsfaglig som en produktionsmæssig synsvinkel. Det forvaltningsfaglige grundlag fastlægges på det overordnede niveau i organisationen i form af direktiver, medens den operationelle udmøntning foregår på underliggende niveauer gennem udgivelse af regler og procedurer for forvaltningsudøvelsen. Den produktionsmæssige synsvinkel knytter sig til styringen af forvaltningens aktivitet, resultater og ressourceforbrug. DeMars understøtter IT-mæssigt alle disse ledelses- og forvaltningsprocesser.
 
Plan- og rapportsystemet
Til støtte for ledelses- og forvaltningsudøvelsen vil forsvaret råde over et sammenhængende plansystem, hvori de forskellige styringsniveauer med forskelligt sigt, inden for givne økonomiske rammer, dimensionerer og sammenkobler opgaver, struktur og kapacitet samt fastlægger ansvar og terminer for gennemførelse af de nødvendige aktiviteter. I tilknytning hertil etableres rapportering af resultater omfattende forsvarets opgaveløsninger og den underliggende produktion.
 
Resultatdokumentationen
Resultatopnåelsen præsenteres i ledelsesinformationssystem (DeMars LIS), som benytter en række kilder herunder myndigheds -, lager- og kapacitetsregnskabeme i DeMars. Resultaterne opgøres inden for udpegede områder bl.a. i form af nøgletal, som samstiller målopfyldelse og omkostninger. Nøgletallene understøtter beslutninger vedr. prioritering, dimensionering og strukturering af forsvarets fremtidige virksomhed og afdækker udviklingen i forsvarets ydre- og indre effektivitet. Gennem DeMars LIS (SAP BW) (5) konsolideres ledelsesinformationen i en række fokusområder, der i overensstemmelse med kravene på de forskellige styringsniveauer vil have ledelsens bevågenhed. Ledelsesinformationen vil afhængig af styringsintensiteten i tide udsende advarsler på de områder, hvor udvikling og resultopnåelse ikke forløber som planlagt. De enkelte fokusområder er indbyrdes relateret inden for rammerne af forsvarets nøgletalssystem og giver dermed mulighed for en belysning af årsags- og virkningssammenhænge. Der etableres en direkte sammenhæng mellem nøgletal for målopfyldelse for den operative virksomhed og målopfyldelse for støttevirksomheden. På denne måde belyses forsvarets meget komplekse input og output relationer. Ledelsesinformation vedrørende resultatopnåelsen inden for forsvarets operative virksomhed omfatter en række nøgletal angående styrkeindsættelse og styrkeproduktion, nøgletal der belyser forsvarets ydre effektivitet.
 
I forbindelse med styrkeindsættelse måles der på resultat, kapacitets- og ressourceanvendelse samt indsatstid. Målepunkterne defineres med udgangspunkt i opgaveanvisningemes krav, vilkår og kriterier for opgaveløsningen og opstilles for alle niveauer. Når målopfyldelsesgraden, som benævnes løsningsgraden, sættes i relation til medgående omkostninger kan opgaveeffektiviteten beregnes. Opgaveeffektiviteten påvirkes af målopfyldelsen vedrørende styrkeproduktion og støtteproduktion I forbindelse med styrkeproduktion måles der på resultat, kapacitets- og ressourceanvendelse. Målepunkterne defineres med udgangspunkt i Forsvarets Strukturoversigt (FORSTRUK). Når målopfyldelsesgraden, som benævnes beredskabsgraden sættes i relation til medgående omkostninger kan enhedseffektiviteten beregnes. Enhedsef- fektiviteten påvirkes naturligvis af målopfyldelsen vedr. støtteproduktion.
 
Der måles principielt på enheder af underafdelingsstørrelse eksempelvis kompagnier, skibe, eskadriller og tilsvarende, jf. FORSTRUK. For opstillingsfunktio- nens vedkommende baseres nøgletallene på målinger vedrørende bemanding, materiel, uddannelse og logistisk udholdenhed og en indbyrdes vægtning af disse målinger. Nøgletallene vedrørende den operative uddannelsesfunktion belyser opnåede resultater inden for førings-, enheds- og samvirkeuddannelseme samt enhedernes interne logistiske evne. Nøgletallene vedrørende den operative virksomhed baseres på målinger, chefsvurderinger, samt inspektionsresultater mv. I forbindelse med støtteproduktion måles der på behovsdækning, kapacitets- og ressourceanvendelse. Der resultatmåles på støttevirksomhedens leveringsevne i forbindelse med produktionen af interne ydelser. Denne måling benævnes servicegrad. Endvidere opereres der med begreberne kapacitets gr ad og forsynings gr ad som et udtryk for opfyldelse af fastlagte krav til beholdningsstørrelser. Støttevirksomhedens evne til at forvalte kapacitet og ressourcer, herunder lagerbeholdninger udtrykkes i form afforvaltningsgraden, der er baseret på kvalitative vurderinger. Til belysning af den indre effektivitet inden for såvel den operative virksomhed som støttevirksomheden udarbejdes supplerende nøgletal vedr. kapacitets-, ressource- og tidsanvendelse samt kvalitetssikring. Forvaltningsinformation vedr. de enkelte kapacitetstyper og ressourcearter kan håndteres individuelt, gruppevis eller totalt og om fornødent i relation til andre strukturer i virksomheden. Adgangen til forvaltningsinformation vil grundlæggende være reguleret af registerloven.
 
Informatiksystemet
Til informationsbehandling råder forsvaret over DeMars, et integreret management- og ressourcestyringssystem. Opdatering af data gennemføres decentralt ved kilden. Data skal kun indtastes een gang, ligesom afledte data, der allerede er registreret i systemet, umiddelbart opdateres som en funktion af indtastningen. På denne måde minimeres det administrative arbejde. Den integrerede opbygning og funktion af DeMars muligør, at data kan anvendes universelt og fleksibelt i systemet. Adgang til information foregår ”on line” via lokale terminaler og er betinget af den enkelte medarbejders stillingsmæssige behov. Der er mulighed for tværfunktionel samstilling og niveaumæssig aggregering af information (6), ligesom der vil være adgang til effektive præsentations værktøj er. Der etableres således et systemmæssigt grundlag for fuld gennemsigtighed inden for FKO ansvarsområde. Håndteringen af data til støtte for styrings- og forvaltningsopgaverne er forenklet i forhold til tidligere tiders databehandling i separate systemer. Ledelses- og forvalt- ningsinformation vil kunne udtages som historik, status eller prognose. Herudover vil det være muligt at simulere alternativer til brug for ledelsesmæssige beslutninger. Sagsbehandlingstiden forbundet med styring og forvaltning vil således kunne reduceres væsentligt.
 
Status i projektarbejdet
Projektarbejdet i henhold til DeMap implementeringsplan blev påbegyndt i foråret 1996 med det grundlæggende hovedprojekt ’’Uddybning af styrings- og virksomheds- modellen”. Som det fremgår af ovenstående har projektarbejdet stillet store krav til involveret personels analytiske indsats. Den anvendte analysemetode sikrer, at udviklingsbehovet kan identificeres, og at overblikket kan fastholdes. Abstraktioner er især benyttet i de grundlæggende projekter. Det kan ikke være anderledes, organisationsudvikling kan ikke nøjes med at tage afsæt i en organisatorisk beskrivelse af virksomheden. Virksomhedens produktionsprocesser og styring må nødvendigvis beskrives i form af modeller og under brug af det autoriserede organisationsteoretiske begrebsapparat. Efter en planlægningsindsats på over fire år med udnyttelsen af et betydeligt antal årsværk kan status for projekterne ved udgangen af 1999 sammenfattes som følger:
 
- I forbindelse med uddybning af styrings- og virksomhedsmodellen er struktur og funktion af styringen i forsvaret blevet konkretiseret,
 
- I forbindelse med udvikling af opgaveanvisninger er der udviklet modeller for målfastsættelse (målstruktur) samt registrering og vurdering af målopfyldelse og effektivitet. Kravene til målfastsættelsen samt registrering og vurdering af målopfyldelse og effektivitet er efterfølgende blevet operationaliseret. De nye opgaveanvisninger er etableret og videreudviklet, senest i relation til Årsprogram 2000,
 
- Der er opstillet generelle modeller for nøgletal. Samordning og operationalisering af modeller for funktionsspecifikke nøgletal foretages i regi af AG/STYKON (7),
 
- Fastlæggelse af det overordnede informationsbehov er en kontinuerlig proces. Der er fastlagt rammer for og krav til tilvejebringelse, vedligeholdelse, fordeling og præsentation af den information, der er nødvendig for en effektiv styring af forsvajets virksomhed på alle niveauer. Der foretages opdatering af informationsbehovet i takt med færdiggørelsen af de sidste projekter, herunder samordningen af styringskoncepteme,
 
- I forbindelse med tilpasning og videreudvikling af kontoplaner er der foretaget en beskrivelse af kontoplanernes funktion, struktur og indhold i relation til styringen på Niveau I, II og III. Senest er DeMap kontoplan for år 2000 udarbejdet og indlagt i DeMars,
 
- Som et led i tilpasning og videreudvikling af det overordnede plangrundlag arbejdes der med fastlæggelse af funktion, struktur og indhold for den langsigtede planlægning. Dette arbejde forventes afsluttet inden for kort tid,
 
- Katalog over Forsvarets Opgaver (KAFO) er etableret og videreudvikles rutinemæssigt,
 
- I forbindelse med tilpasning og videreudvikling af seksårsplanen er funktion, struktur og indhold af seksårsplanen fastlagt. Videreudvikling af seksårsplanen foregår løbende og senest er funktion, struktur og indhold af FORSTRUK og FKO Hovedproduktionsplan fastlagt. I forbindelse med udarbejdelse af seksårsplan for 2001-2006 vil seksårsplanens nye struktur blive implementeret. Heri vil FORSTRUK spille en central rolle,
 
- Tilsvarende er funktion, struktur og indhold af årsprogrammet fastlagt, og der foretages løbende en tilpasning og videreudvikling af årsprogrammets indhold,
 
- Endvidere er funktion, struktur og indhold af driftsstatusrapporteringen fastlagt, og der vil løbende ske en tilpasning og videreudvikling heraf i relation til mulighederne i DeMars LIS,
 
- I forbindelse med tilpasning og videreudvikling af virksomhedsoversigt/-regnskab og myndighedsregnskaber foretages der løbende en udvikling med det endemål, at der kan redegøres for
       - sammenhængen mellem den årlige driftsbevilling over Finansloven og det interne driftsregnskab,
       - totalomkostninger vedrørende styrkeproduktion, styrkeindsættelse og beredskab,
       - udviklingen i kapitalbindingen i forsvarets lager- og kapacitetsbeholdninger samt,
       - mål og resultater i form af målopfyldelse i relation til opgaveløsningeme samt forsvarets ydre og indre effektivitet i relation til såvel den operative virksomhed som                  støttevirksomheden.
 
- Økonomistyrelsen (ØKS) har i forbindelse med en evaluering af virksomhedsregnskaberne for 1998 tildelt forsvaret 100 points ud af 100 mulige, hvilket indikerer, at forsvaret er på rette vej, men det bliver selvfølgelig interessant at se, hvorledes ØKS vil honorere den videre udvikling af forsvarets virksomhedsregnskab.
 
- I forbindelse med uddybning af styringsopgaverne er der udarbejdet en koncept for økonomistyringen, der efterfølgende er gjort koncemfælles. Endvidere er der udarbejdet funktionsspecifikke koncepter for materiel-, personel-, etablissements- og informatikstyringen. De funktionsspecifikke koncepter samordnes af AG/ STYKON i en koncept for resultat- og produktionsstyring, der tillige skal omfatte styrkeproduktion og styrkeindsættelse inden for den operative virksomhed,
 
- Som bekendt er krav til og valg af system opstillet og gennemført i forbindelse med anskaffelsen af SAP R/3 som COTS produkt til DeMars.
 
- Hertil kommer, at SAP BW er valgt som basis for DeMars LIS.
 
- I forbindelse med den kommende oprettelse af resultatcentre i DeMars er resultatcenterstrukturen i forsvaret fastlagt. Der etableres omkostningscentre og kapacitetscentre i forbindelse med budget- og regnskabsaflæggelsen for år 2000. Intern afregning mellem resultatcentrene vil blive introduceret i forbindelse med regnskabet for år 2001,
 
- Som et foreløbigt led i tilpasningen af forvaltningen er RM (8) -strukturen justeret på kort sigt. En konceptuel vurdering af mulighederne for etablering af fælles forvaltning i relation til de enkelte forretningsområder er netop afsluttet, og der skal efterfølgende foretages en organisatorisk implementering af de heri indeholdte principper,
 
- Arbejdet med justering af forsvarets efteruddannelser samt videreudvikling af lederuddannelserne på alle niveauer i relation til udviklingen i DeMap er igangsat. FKO har udgivet de fornødne uddannelsesdirektiver. På grundlag heraf er uddannelsesplaner for officersgrundudannelsen (OGU) og videreuddannelstrin I og II (VUT I, II) ajourført, ligesom undervisning i overensstemmelse hermed er igangsat.
 
- Med udgangspunkt i de grundlæggende krav til DeMars funktionaliteter er opsætning og idriftsætning af DeMars påbegyndt i henhold til DeMars versioneringsplan. Version 0A omfattende struktur (organisationsstyring), personel (normering) og økonomi (budgettering) blev ibrugtaget i SEP 1999. Version 0B, økonomi (regnskab), blev overtaget af forsvaret i OKT 1999 med planlagt ibrugtagning JAN 2000. Version 1, som omfatter 1 ’ fase af intern afregning, personelforvaltning samt normering, indkøb og modtagelse på materielområdet, er under udvikling og vil blive ibrugtaget JAN 2001.
 
- Udvikling af DeMars LIS er iværksat. Færdiggørelse af version L0, der skal erstatte FKO EIS (9), er planlagt til APR 2000.
 
Igennem det hidtidige forløb er DeMap Implementeringsplan løbende blevet revideret i forhold til udviklingen og i koordination med DeMars versioneringsplan. Implementeringsplanens seneste udgave er dateret OKT 1999 og er indlagt på Forsvarets Informationsserver. Arbejdet med at færdiggøre organisationsudviklingsprojekteme i DeMap nærmer sig således sin afslutning. I forbindelse med styringskoncepteme er AG/STYKON ved at samle trådene, idet arbejdsgruppen i fortsættelse af sammenskrivningen af styrings- koncepterne og den funktionelle udbygning heraf indarbejder resultaterne vedrørende operationalisering af styringskoncepteme i det sammenskrevne koncept. Herved skabes den fornødne sammenhæng til en række centrale forretningsprocesser i DeMars. I fortsættelse af arbejdet med styringskoncepteme gennemføres operationaliseringen af de funktionsspecifikke nøgletalsmodeller. Herved tilvejebringes det operationelle grundlag for udvikling og anvendelse af nøgletal som ledelsesinformation på alle niveauer. DeMars LIS vil herefter være det værktøj, som forsvarets chefer fremover kan støtte sig til i styringen af virksomheden.
 
Den afsluttende udfordring
Den afsluttende udfordring ligger i at få ”kort og landskab til at stemme sammen”. For at opnå dette, må den organisatoriske udrulning af projektresultateme ske koordineret i takt med, at de informations- og uddannelsesmæssige forudsætninger tilvejebringes. Uanset, at forsvaret er udsat for et vist ydre tidspres, bør implementeringsprocessen gennemføres på en måde og i et tempo, som sikrer forståelse, accept og medvirken fra forsvarets ansatte. I DeMap Implementeringsplan afsnit 7 beskrives i stor detaljerings- grad den planlagte årsvise udmøntning af projektresultateme. Forsvarets chefer og øvrige ledere skal - ud over at beherske de militærfaglige ledelsesteknologier, som jo naturligvis er de bærende i vor virksomhed - fremover også fuldt ud kunne håndtere managementopgaven. Grundlaget for lederens virke vil være tydeliggjort, ligesom værktøjerne, som står til disposition for ledelsen, vil være forbedrede. Til gengæld vil chefer og øvrige ledere blive mødt med øgede krav til ledelsesudøvelsen.
 
Medarbejdernes daglige arbejdssituation vil blive understøttet af nye integrerede informatiksystemer, som letter adgangen til relevant, troværdig og aktuel information. Modydelsen vil være øgede krav til datadisciplin samt overholdelse af fastlagte procedurer og terminer for opdatering af informationen. Endvidere må medarbejderne være forberedt på, at den enkeltes bidrag til resultatopnåelsen i højere grad eksponeres. Dermed forbedres såvel ledelsens vurderingsgrundlag som den enkeltes medarbejders mulighed for selvvurdering.
 
Hvad indebærer så virkeliggørelsen af DeMap? Først og fremmest opnås en større indsigt i forsvarets indre funktion og en bedre forståelse af styringsopgaverne og deres rolle som regulerende for forsvarets opgave varetagelse. Endvidere tydeliggøres styringsgrundlaget i form af en overordnet målstruktur for forsvaret, og der skabes den fornødne gennemskuelighed i resultatopnåelsen, omfattende såvel kvantitet og kvalitet som ressourceforbmg. Til støtte for styringen udvikles sammenhængende planlægnings- og kontrol værktøj er. Den nødvendige information til støtte for styring og forvaltning tilvejebringes inden for rammerne af integrerede informatiksystemer, som står til rådighed for informationsbehandlingen overalt i forsvaret. Alle disse tiltag vil bidrage til en effektivisering af chefs- og ledervirket i forsvaret. 
 
DeMap overordnede mål er at skabe den nødvendige ramme og grundlaget for realiseringen af en sådan vision. Sammenfattende kan det siges, at der gennemføres et paradigmeskift i forsvarets styring, som indebærer, at forsvaret bevæger sig fra en input - ressourceorienteret delstyring over mod en output - resultatorienteret helhedsstyring. Der er ikke formuleret noget - og der ses intet - alternativ til DeMap, såfremt forsvaret i årene fremover skal manifestere sig som en veldrevet virksomhed, der fortsat kan løse pålagte opgaver inden for stadig snævrere økonomiske rammer.
 
 
 
Noter
1. Begrebet decentralisering anvendes ofte i flæng sammen med begrebet delegering. Decentralisering betegner den proces, som har til formål, at beslutninger om disponering af ressourcer kan træffes tættest muligt på det udførende niveau. Det indebærer, at en stigende del af de samlede ressourcer fordeles fra højere niveauer til disponering ved lavere niveauer. Delegering betegner den proces, hvor retten til at træffe beslutninger samt ansvaret for konsekvenserne heraf overføres til undergivne. Den undergivne er ansvarlig over for den foresatte, mens den foresatte bevarer det overordnede ansvar for området, herunder de dertil allokerede resssourcer, inden for hvilket beslutningskompetencen er delegeret.
2. Ved institutionernes ydre effektivitet forstås målopfyldelsesgrad i relation til medgående omkostninger.
3. Ved institutionernes indre effektivitet forstås produktionsomfang og kvalitet i relation til medgåede omkostninger.
4. Funktionel beskrivelse indebærer en afdækning af de resultatskabende processer i virksomheden. Med udgangspunkt i de indbyrdes relationer grupperes processerne i funktionsområder. 5. BW, forkortelse for ’’business information warehouse”, en overbygning på SAP/R3, som opsamler og lagrer information med henblik på efterfølgende samstilling og behandling i LIS.
6. Eksempel herpå er budget- og regnskabstal samt kapacitetsopgørelser af forskellig art.
7. Forkortelsen AG/STYKON dækker over en arbejdsgruppe nedsat i FST med opgave, at samordne styringskoncepteme. Arbejdsgruppens kommissorium er senere er udvidet til også at omfatte færdiggørelsen af nøgletalsprojekteme.
8. RM er forkortelsen for regnskabspligtig myndighed. RM er særligt udpegede myndigheder, som er pålagt forvaltningsopgaver i relation til lønadministration og regnskabsaflæggelse.
9. FKO EIS (Executive information system)er forkortelsen for FKO nuværende ledesesinformationssystem, som alene behandler finansiel styringsinformation.

 

 

PDF med originaludgavel af Militært Tidsskrift hvor denne artikel er fra:

PDF icon militaert_tidskrift_129_aargang_jan.pdf

Litteraturliste

Del:



Der er i øjeblikket ingen kommende arrangementer.

Næste arrangement er under udarbejdelse, og vil blive lagt op hurtigst muligt.