Måling af logistisk effektivitet med DeMars

Logistik – et komplekst begreb
Hvad er logistik? Hvis man spurgte medarbejderne i en hvilken som helst virksomhed om at definere begrebet logistik – militær som civil – så ville svarene være lige så forskellige som den branche man opererer i. Endog ville begrebsfastsættelsen varierer internt i den pågældende organisation, alt efter om man befandt sig på det strategiske, taktiske eller operationelle niveau[1]. Begrebet blev oprindeligt anvendt indenfor militæret, hvor logistik primært drejede sig om at støtte de kæmpende enheder. Opgaven har stort set ikke ændret sig siden. Målet er stadig det samme:

Militære organisationer: At støtte de operative enheder med de nødvendige forsyninger af materiel, således at disse kan løse deres operative opgave.

Civil: At levere varen til kunden til bedste kvalitet, laveste pris og på kortest mulige tid.

Essensen af disse mål er at styre en kæde af handlinger som til sidst giver de operative enheder / kunden en vare som opfylder et nærmere defineret behov. Opgaven kan syntes ganske simpel, men viser sig af være meget kompliceret i praksis. Dette ses af nedenstående figur 1 taget fra resultatregistreringsarket i et logistikspil udviklet af HMAK (Hærens Materielkommando).

Figur 1 viser med alt tydelighed, at ganske få ændringer i forbrugsmønstret (den stiplede linie), kan skabe store udsving i lagerdannelsen / restordresituationen i de respektive led i forsyningskæden. Denne systemdynamik er kernen i Supply Chain Management (SCM), hvor formålet er at minimere de ulemper og omkostninger der er forbundet med dårlig kommunikation, lange leveringstider og manglende kendskab til den faktiske efterspørgsel. At skabe værdi i alle led i en forsyningskæde kræver således, at der opnås tillid mellem aktørerne. Muligheden for at udvekse information gøres derved mulig, og kommunikation foretages ikke længere ”at arms length”. Dette emne omtales senere i artiklen.

    Figur 1

Jf. DeMap (Dansk Forsvars Managementprojekt) skal Forsvaret styres som en moderne produktionsvirksomhed. Populært sagt, så producerer Forsvaret enheder som kan løse opgaver for opgave-bestilleren. Udfordringen består så i, at anvende moderne management teori i en virksomhed som langt fra ligner andre almindelige produktionsvirksomheder. Hvordan måles performance? Hvordan konfigureres et Balanced Scorecard som kan fortælle os, om vi løser den logistiske opgave tilfredsstillende? For at kunne svare på disse spørgsmål, skal målepunkterne beskrives, og alle i organisationen skal være enige om, hvordan de fortolkes. Først da kan man konstruktivt sigte mod løsninger som stemmer overens med Forsvarets visioner på det logistiske område.

Måling af logistisk effektivitet med DeMars
DeMars (Danish Defence Resource Management System) er baseret på et softwaresystemet SAP R/3 (Systems, Applications and products in data Processing). SAP R/3 er – ligesom så mange andre ERP-systemer (Enterprise Ressource Planning) – et softwaresystem udviklet til håndtering af samtlige processer og procedurer i en virksomhed. Fordelene ved at indføre og anvende et sådant ERP-system er 1) uniformering af data, 2) forbedring af datakvaliteten, 3) rationalisering af forretningsgange, 4) øget gennemsigtighed på tværs af organisationen og 5) fremmer mulighederne for at skabe et business warehouse til produktion af ledelsesinformation. Hvis man som investeringsrådgiver skal foretage en kvalitativ vurdering af investeringens fordelagtighed, så er det ikke her man skal søge den store opbakning. Indførelsen af SAP R/3 i Forsvaret vil ikke have en pay-back tid på 2 - 3 år, men skal mere opfattes som Forsvarets vilje til at imødegå nye udfordringer på det teknologiske område, ligesom kompetenceniveauet hos forsvarets medarbejdere kan højnes i takt med implementeringen og driften af det nye system. Forsvaret sætter med andre ord standarden for ”det moderne forsvar efter den kolde krig”.

I skrivende stund bliver ansvaret for driften af DeMars overført fra projektorganisationen til ODM (Forsvarsstabens DeMars Afdeling). Så nu hvor vi har systemet, hvordan skal vi sikre os at afkastet på denne investering giver den størst mulige grad af rentabilitet? Hvis ikke vi kan måle effektivitetsforbedringerne, så vil ledelsen have svært ved at foretage beslutninger på et rationelt grundlag. De efterfølgende afsnit vil – hvor det er muligt - afdække de KPI´er (Key Performance Indikators) som er væsentlige til styring af den logistiske virksomhed. Men inden vi begynder, så lade os lige kigge på Forsvarskommandoens begrebsfastsættelse af logistik:

Den militære virksomhed, som skal tilvejebringe og opretholde de materielle, personelle og økonomiske ressourcer, herunder tjenesteydelser, der er nødvendige for operationernes gennemførelse, og som skal sikre den bedst mulige udnyttelse af sådanne ressourcer”.

Resten af artiklen vil tage udgangspunkt i denne definition. Hvert delelement vil blive analyseret og KPI´er vil blive identificeret og forklaret. Hvor det er muligt, drages der paralleller til andre dele af systemet. Effektivitetsmålinger i den operative struktur omtales ikke i denne artikel, om end grænsefladerne aldrig helt kan adskilles. Emneområder såsom personaleadministration og økonomistyring vil ligeledes blive nedtonet til fordel for materielstyringskonceptet.

Tilvejebringelse af de materielle ressourcer
Tilvejebringelsen af de materielle ressourcer, det værende sig førstegangsanskaffelser (f.eks. materielsystemer) og anskaffelser til drift (f.eks. lagervarer), foretages i MM-modulet (Materials Management) i SAP R/3. Dette omfatter primært områderne myndighedsbeholdning, lagerbeholdning (warehouse management) og lagerstyringfunktionaliteterne.

Det er de operative enheder som fastsætter, hvilke materielsystemer og lagervarer, der skal tilvejebringes til løsning af den operative opgave. Målsætningen for den logistiske struktur er at afpasse tilvejebringelsen af materialer, så denne matcher efterspørgslen hos de brugende enheder. Hverken mere eller mindre. Som det fremgår af figur 1, så er denne opgave svær at løse i virkeligheden. For materielsystemer måles effektiviteten på rådighedsgraden (availability). Dette begreb vil blive uddybet i afsnittet omhandlende opretholdelsen af de materielle ressourcer. På lagervarer måles effektiviteten på den realiserede servicegrad.

Kernen i MM-modulet er MRP-funktionaliteten (Materials Requirement Planning). Den koncernfælles forsyningskæde er konfigureret således, at MRP-funktionen tager højde for samtlige bestillinger modtaget ved den genforsyningsansvarlige materielkommando. På basis af de aktuelle lagerbeholdninger, lageromkostninger, genbestillingspunkter, sikkerhedslagre, leverings- og administrationstider, prognosticeret forbrug samt den valgte servicegrad, beregner systemet den optimale indkøbsmængde. Den systemdannede rekvisition evalueres manuelt af den ansvarlige sagsbehandler og konverteres efterfølgende til en indkøbsordre hos den eksterne leverandør.

De væsentligste parametre i lagerdannelsen er leveringstiden fra den eksterne leverandør og den interne administrationstid ved behandling af indkøbsordre og varemodtagelse. DeMars understøtter muligheden for at følge udviklingen i disse tider, og måler ligeledes afvigelsen i procent fra tiderne registreret i stamdata på materialemasteren. Ud fra et lageroptimeringssynspunkt ville det være ønskeligt at måle plukketiderne på varelageret. Indførelsen af OEI (Optisk Elektronisk Identifikation) vil dog nedbringe plukketiden væsentligt, og reducere antallet af fejl ved vareoptælling.

Opretholdelsen af de materielle ressourcer
Når et materielsystem er anskaffet, skal dette holdes operativt indenfor den forventede tekniske eller operative levetid. I relation til den logistiske målsætning, så betyder dette, at materielsystemet – f.eks. en kampvogn – skal være operativt anvendelig, således at enheden kan udføre sin opgave. Såfremt kampvognen går i stykker, skal der være tilstrækkelig vedligeholdelseskapacitet til at klargøre den igen. M.a.o. skal kundetilfredsheden på materielsystemer måles ud fra den centralt fastsatte rådighedsgrad. Vedligeholdelse administreres i PM-modulet (Plant Maintenence). Selve konfigurationsstyringen er en ad-on funktionalitet i SAP ver. 4.7, og styres i SAP AD (Aerospace & Defense).

PMIS (Plant Maintenance Information System) kan bruges til dannelse af mange KPI´er til måling af systemeffektiviteten på et materielsystem. Når der udfærdiges en arbejdsordre, registreres materielsystemet som værende ude af drift. Derved startes der en tidsregistrering, og nedestatusanalyserne kan således bruges til fastsættelse af MTBF (Mean Time Between Failure), MTTR (Mean Time To Repair) og MLDT (Mean Logistics Down Time). Men systemeffektiviteten kan aldrig stå alene. Relationer til omkostninger i forbindelse med planlagt og ad-hoc vedligeholdelse skal hele tiden monitoreres. Derfor opererer man ofte med begrebet cost-effektivitet. Cost-effektiviteten på et materielsystem fastsættes allerede ved anskaffelsen. LCCA (Life Cycle Cost Analysen) afdækker i væsentlig grad de forventede omkostninger til vedligeholdelse og drift af et materielsystem gennem dets forventede levetid. Det er vigtigt, at den kapacitetsansvarlige foretager en benchmark på den forventede omkostningsudvikling (LCC) og den faktisk registrerede omkostning på materielsystemet.

ABC-modellen (Activity Based Costing) anvendes til at allokere omkostningerne til de respektive aktiviteter. Hvert materielsystem er tilknyttet et kapacitetscenter, hvor alle reparationsomkostninger opsamles fra arbejdsordre og andre materielspecifikke forbrug – f.eks. brændstof. Systemteknisk foretages denne registrering på omkostningssteder oprettet i CO-modulet (Controlling). Ultimativt kan disse registreringer bruges til at vurdere, hvor meget systemeffektivitet Forsvaret får for pengene.

PMIS indeholder ligeledes tabeller med informationer om fejltyper. ABC-analysen (Pareto-analysen / 80/20-reglen) kan således anvendes til prioritering af den forebyggende vedligeholdelse. Hvis værkstedschefen ved, hvilke 20% af fejltyperne der belaster 80% af vedligeholdelseskapaciteten, kan ressourcerne anvendes målrettet til eliminering af disse fejltyper på materielsystemet, og derved forøge rådighedsgraden.

MRP blev tidligere nævnt som kernen i materielanskaffelsesprocessen. Ved oprettelsen af en arbejdsordre i systemet, foretages der en disponibilitetskontrol op mod det lager, som skal levere de pågældende reservedele. MRP funktionaliteten hænger således sammen med gennemførelsen af vedligeholdelsesopgaven. Antager vi, at vedligeholdelseskapaciteten er tilstrækkelig, men reservedelen til den pågældende reparation ikke er til stede, så kan værkstedet ikke udbedre fejlen, og rådighedsgraden forringes. Evnen til at sikre tilstrækkelige leveringer af reservedele har således indflydelse på systemeffektiviteten.

Tilvejebringelsen af de personelle ressourcer
Tilvejebringelsen og administrationen af de personelle ressourcer er et andet vigtigt – og måske det vigtigste – område i forbindelse med optimering af den logistiske effektivitet. Det siger sig selv, at en kampvogn ikke har nogen operativ værdi, såfremt man ikke har uddannet mandskabet til at betjene den. Dette aspekt indgår ligeledes i vedligeholdelsesstrukturen, idet rådighedsgraden forringes såfremt der ikke findes kvalificerede og kompetente mekanikere til at udbedre fejl på materielsystemet. Selve rekruttering og styringen af de personelle ressourcer administreres i HR-modulet (Human Ressource management).

Opretholdelsen af de personelle ressourcer
HR-modulet indeholder værktøjer til kortlægning af kompetencer i organisationen. Dette værktøj kan ligeledes bruges til planlægning af medarbejdernes vertikale og horisontale karriereforløb. Efteruddannelse i form af langvarige uddannelser, kursusvirksomhed og seminar kan koordineres for hele koncernen.

Igen kan Pareto´s lov bruges konstruktivt til prioritering af ressourceindsættelsen. Som eksempel kan nævnes at 20% af medarbejderne typisk står for 80% af sygedomsfraværet.

Tilvejebringelsen og opretholdelsen af de økonomiske ressourcer
Tilvejebringelsen af de økonomiske ressourcer sker udelukkende gennem tildeling af midler ved finansloven. De økonomiske aspekter i relation til styring af udgifter og omkostningsregistrering, foretages i FI, FM og CO-modulet (Funds Management). 

Jf. Forsvarskommandoens koncept for resultat- og produktionsstyring er økonomistyringen tværgående i forhold til resultat- og produktionsstyringen og omfatter finansiel styring og omkostningsstyring.

Den finansielle styring har til formål at sikre en effektiv fordeling af finanslovsbevillingerne i form af købekraft til finansiering af opgavevaretagelsen på budgetområderne, løbende tilpasse Forsvarets likviditet i relation til aktiviteterne inde for de enkelte budgetperioder og at foretage opfølgning på forbruget.

Omkostningsstyringen har til formål at økonomisere opgavevaretagelsen ved bl.a. at fremme omkostningsbevidstheden samt at skabe forudsætningerne for, at valg af produktionsform, kapacitet og ressourcer på såvel kort som lang sigt, kan foretages på et relevant driftsøkonomisk grundlag, og at der kan foretages opfølgning heraf.

LCC (Life Cycle Cost)
LCC blev kort omtalt i afsnittet vedr. costeffektivitet. Begrebet fortjener en mere uddybende forklaring, idet LCC kombinere måling af systemeffektivitet og costeffektivtet. LCC er en metode til belysning af et materielsystems samlede økonomiske konsekvenser over hele dets levetid. Med de samlede økonomiske konsekvenser menes dels alle omkostningerne forbundet med anskaffelse og udvikling af materielsystemet, men også de omkostninger til anskaffelse af reservedele (initiallogistik) og de fremtidige omkostninger forbundet med drift og vedligeholdelse.

Målet med LCC analysen er at kunne vælge den optimale driftsøkonomiske tilgang ved valg af forskellige investeringsalternativer, således at omkostninger fordelt over hele materielsystemets levetid bliver så lave som mulige. LCC bliver påvirket af materielsystemets kvalitet, brugsprofil og vedligeholdelse. LCC er derfor et operationelt værktøj til at "købe rigtigt, i stedet for at købe billigt"...

LCC analysen hjælper ingeniører og økonomer til at træffe bedre beslutninger, baseret på de totale omkostninger i stedet for anskaffelsesprisen. Summen af drift, vedligeholdelse og bortskaffelse for et materielsystem er ofte meget større end anskaffelsesprisen. LCC refererer til de forventede omkostninger som opstår i faserne design, udvikling, produktion, operation, vedligeholdelse og bortskaffelse af et materielsystem gennem hele dets forventede levetid. Den bedste balance imellem omkostningselementerne opnås, når den totale LCC minimeres. Dette kræver, at ingeniører også inddrager disse økonomiske betragtninger - med andre ord: De skal (1) tænke som driftøkonomer men (2) agere som ingeniører. Ingeniører skal drage omsorg for LCC, idet de er med til at træffe vigtige økonomiske beslutning som senere i materielsystemets levetid er irreversible. Derfor skal udvikling og anskaffelse af materielsystemer balanceres, således at der tages hensyn til operative krav, men også de økonomiske konsekvenser som forbindes med systemet gennem dets levetid.

SCM (Supply Chain Management)
Konfigurationen af Forsvarets forsyningskæder er forankret i MM-modulet. SCM kan derfor defineres som:

"En forbundet serie af aktiviteter, der vedrører planlægning, koordination og kontrol af materialer, dele og færdigvarer fra civile leverandører til Forsvarets forvaltende myndigheder. Det vedrører to bestemte flow gennem Forsvarets virksomhed: Materialer og informationer".

Alle varetransaktioner foretages i MM-modulet. Asset-tracking er blevet et meget populært emneområde indenfor dele af den moderne logistik, og DeMars håndterer derfor også transitbeholdninger. Kunden kan derfor følge udviklingen på den pågældende ordre fra indkøb iværksættes hos den eksterne leverandør, og til varemodtagelse finder sted på eget lager. Sidste led i forsyningskæden er nu etableret ved indførelsen af DUE (DeMars for Udsendte Enheder). Styrkerne i Irak kan således monitorere forsyningssituation ved at trække rapporter i DeMars.

Informationsflowet styres via MRP-funktionaliteten, og sørger hele tiden for, at der ikke overbestilles til stor gene for resten af forsyningskæden. For at Forsvaret kan udnytte dette nye system optimalt, skal der ske en yderligere tilknytning af de eksterne leverandører. SAP giver mulighed for B2B-løsninger (Business to Business) via EDI (Electronic Data Interchange). Udbyttet ved anvendelsen af SCM bygger imidlertid på proaktive relationer mellem de væsentlige spillere i forsyningskæden – herunder de civile leverandører. Forsvarets vilje til at samarbejde på tværs - såvel internt som eksternt – bliver derfor essentielt. Vejen frem er derfor etablering af strategiske partnerskabsaftaler, hvor det langvarige, proaktive og udviklingsorienterede samarbejde er præget af en gensidig informationsudveksling til gavn for både aktørerne i forsyningskæden, men også for slutkunden.

Afslutning
DeMars er et komplekst system. At overskue samtlige processer kræver et særligt overblik forbeholdt de få. Når dele af systemet er operative og anvendes korrekt af brugerne, så kan der hentes informationer fra transaktionsdatabasen over i et Business Warehouse. Analytikeren vil således kunne lave tværgående analyser i hele koncernen. Fremtidens udfordring bliver derfor ikke at indtaste informationer, men at stille de rigtige spørgsmål, definere, hvilke data der skal anvendes og derefter bearbejde dem til retvisende ledelsesinformation i relation til DeMars forretningsgange og DeMap konceptuelle grundlag.

Af cand.merc.jur. Kasper Kampmann Hoppe, Fuldmægtig, Logistikdivisionen, Hærens Materielkommando.

PDF med originaludgaven af Militært Tidskrift hvor denne artikel er fra:

militaert_tidsskrift_133.aargang_nr.4_2004.pdf

 


[1] Denne terminologi svarer til den militære inddeling i det strategiske, oparative og taktiske niveau.

 

Litteraturliste

Del: