Forsvarets lagerstyringsprojekt „Millag”

Major Kai P. Schjerling, medlem af MILLAG-projektgruppen, beskæftiger sig i nærværende artikel med det nye værnsfælles edb- system »MILLAG«, der i løbet af et par år skal varetage forsy- ningsprocedureme ved hæren, søværnet og flyvevåbnet. Det er det første edb-system, der bygger på fælles forvaltningsprocedurer ved værnene. I artiklen gives en orientering om formålet med MILLAG, dets anvendelsesområder og omfang samt om nogle af de fordele, systemet rummer for materielkommandoernes forsyningspersonel og for ledelsen af den samlede forsyningsforvaltning i forsvaret.

 

I en årrække har der mellem personer fra de tre værn været drøftelser igang om det hensigtsmæssige i at lade værnenes forsyningsforvaltning samle i et fælles edb-system. Det stod klart for disse personer, at der kunne opnås en række fordele ved et sådant fælles system. Udover de fordele, som anvendelsen af edb indebærer, ville systemet muliggøre en ensartet opbygning af forvaltningen i de tre værn, og anvendelse af en fælles terminologi inden for værnenes forsyningsforvaltning. Systemet skulle dog også tilgodese de forskelle, der er - og altid vil være - i værnenes opgaver og det materiel, der bruges til løsning af disse opgaver.

To af de afgørende forudsætninger for etableringen af et fælles system var:
- at materielkommandoerne og deres forsyningsinstallationer (depoter og lagre) blev opbygget og organiseret efter en nogenlunde ens model.
- at edb-teknikken kunne opfylde de krav et så stort system stiller krav om.
Begge disse forudsætninger er i løbet af de sidste år blevet opfyldt.
 
Lidt historie
Flyvevåbnet var det værn, der først tog edb i brug inden for forsyningstjenesten. Der blev i løbet af 60’erne taget flere edb-systemer i brug, blandt andet til registrering af forsyningsdata for flyvevåbnets materiel.
 
Ved Søværnet blev der i samme tidsrum foretaget en række undersøgelser af mulighederne for at anvende edb i materielforvaltningen. Disse undersøgelser resulterede i 1970/71 i udarbejdelsen af »Grovplan for anvendelse af edb i Søværnets Materielkommando«. Planen omfattede den samlede materielforvaltning inden for forsynings-, vedligeholdelses- og økonomiområderne samt den hertil knyttede materi elsystemplanlæg- ning. Endvidere blev der ved Søværnet startet et edb-system, som opsam- lede forbrugsoplysninger for materiellet og beregnede lagerstørrelser og indkøbsmængder.
 
I hæren blev det ved samlingen af hærens tekniske tjenester i Hærens Materielkommando bestemt, at forsyningsadministrationen skulle omlægges til edb. Dette skete i 1973, hvor HMAK edb-lagerstyringssystem - LAGSTYR - startede.
 
Udviklingen medførte således, at de tre værn stod på forskellige udviklingstrin ved udnyttelsen af edb-teknikken. Da hæren havde sit eget edb- system, blev det besluttet at opbygge et fælles edb-forsyningssystem for Søværnet og Flyvevåbnet. Arbejdet blev påbegyndt i 1973 med udarbejdelsen af en systemskitse, som beskriver systemets omfang og procedurer. I 1974 blev systemskitsen godkendt og udviklingen af edb-systemet påbegyndt. Samtidig besluttede hæren sig for at indgå i edb-systemet, således at det omfattede alle tre værn.
Udviklingen af det militære lagerstyringsprojekt - »MILLAG« - udføres af en projektgruppe under Forsvarskommandoen. I gruppen indgår personel fra de tre materielkommandoer og fra Forsvarets Datatjeneste samt edb-personel fra I/S Datacentralen af 1959.
 
Udviklingsarbejdet for et så stort system - det er det største edb-lagerstyringssystem herhjemme - er meget omfattende og tidskrævende. Arbejdet omfatter konstruktion af selve edb-systemet, fastlæggelse og beskrivelse af regler for brugernes udnyttelse af systemet, fremstilling af de nødvendige blanketter, afprøvning (test) af systemet, samt uddannelse af de tre værns brugere og kunder. Det påregnes, at dette arbejde vil vare ca. 2 år, før systemet kan tages i brug. 
 
MILLAG-systemet
MILLAG-systemet omfatter registrering af alle oplysninger om materiellet og beholdningerne ved de 3 materielkommandoer samt procedurerne i forbindelse med til- og afgang af beholdningerne. Endvidere indeholder systemet - for mere vigtige materielgenstande - registrering og kontrol af normer og beholdninger ved værnenes myndigheder (kunder). Systemet er opdelt i 5 delsystemer, der hver inden for sit område omfatter edb-procedurerne og de hertil knyttede brugerfunktioner. De oplysninger - eller data - systemet skal bruge og ajourføre er samlet i en database. Oplysningerne registreres på pladelagre, således at alle oplysninger umiddelbart er tilgængelige for systemets brugere. For at sikre mod misbrug, er der indlagt kontrol med, at uvedkommende ikke kan få adgang til oplysningerne. Edb-systemet skal køre på Forsvarets eget anlæg: Forsvarets administrative dataanlæg (FADA). Forsvaret råder nu over sin egen datamaskine af typen IBM 370/158, der er et af de største edb-anlæg. Driften af anlægget varetages af Forsvarets Datatjeneste.
 
De enkelte delsystemer
Som tidligere nævnt er MILLAG-systemet opdelt i en række delsystemer. Delsystemerne indeholder edb-procedurer og brugerfunktioner for hver sine områder inden for forsyningstjenesten.
 
 
 
 
Delsystem FORSYNING »FOS« omfatter genforsyning og modtagelse af beholdninger ved materielkommandoernes depoter og lagre. Genforsyning kan ske ved køb eller ved reparation. Køb omfatter både indkøb hos inden- og udenlandske leverandører, rekvisition af beholdninger ved NATO Supply Center og i USA ved hjælp af MILSTRIP samt køb i Sverige af reservedele til Flyvevåbnets Draken fly. Reparation kan enten ske ved Forsvarets egne værksteder eller hos civile reparatører. Normalt iværksættes genforsyningen ved automatisk udskrivning af forslag til køb eller reparation. Hvis indkøb eller reparation herudover foretages, registreres disse i MILLAG, der således indeholder oplysning om alle foretagne køb og reparationer og om deres leveringsstatus. Ved modtagelse af leverancer fra leverandører eller reparatører udskriver MILLAG de blanketter, der skal benyttes ved depotets modtagekontrol og ved indrapportering om modtagelsen. Systemet udskriver også oversigter over forventede modtagelser af bestilte varer, således at depoterne i god tid kan tilrettelægge deres modtageforretninger. Hvis en leverance ikke leveres til den aftalte tid, vil der automatisk blive udskrevet rykkerlister til brug ved rykning over for leverandørerne.
 
Hjernen i den automatiske genforsyning af lagrene er systemets opti- meringsdel. Oplysninger om forbrug - eller efterspørgsel - for alle lagernumre opsamles og registreres i databasen. På grundlag af oplysningerne beregnes automatisk et genbestillingspunkt for hvert lagemummer. Genbestillingspunktet justeres automatisk i takt med stigning eller fald i forbruget. Ved stigende forbrug af et lagemummer vil genbestillingspunktet således automatisk blive forhøjet i takt med stigningen i forbruget. Når beholdningerne ved udlevering når ned på genbestillingspunktet, iværksættes genforsyning automatisk. I optimeringsdelen beregnes også, hvor store mængder af de enkelte forsyningsgenstande, det er mest økonomisk at indkøbe eller reparere samlet, og til hvilke depoter det indkøbte eller reparerede materiel skal leveres. Beregningerne sker på grundlag af den registrerede efterspørgsel og de rådige beholdninger på depoterne.
 
Delsystem MATERIELFORVALTNING »MAT« rummer procedurerne ved materielbevægelser mellem materielkommandoernes depoter og systemets kunder i værnene. Endvidere omfatter delsystemet udførelsen af beholdningskontrol og optælling ved depoterne samt rokering af beholdninger mellem depoterne. Materielbevægelserne kan enten være udlevering af forsyninger til en kunde, eller returnering af overskydende eller reparable beholdninger til depoterne. Udlevering sker enten på grundlag af en rekvisition, som ud- færdiges af en kunde, eller på grundlag af en udleveringsordre udstedt af en materielkommando eller af en af værnenes andre kommandomyndigheder. Ved behandlingen af rekvisitionen eller udleveringsordren vil edb-systemet finde frem til de beholdninger, der skal udleveres. Derefter nedskrives beholdningstallet ved depotet, og de nødvendige udleverings- papirer udskrives automatisk. Hvis der ikke er nok beholdninger, undersøger systemet mulighederne for udlevering af materiel, som kan erstatte det rekvirerede lagemummer. Er dette heller ikke tilfældet, tages det rekvirerede materiel i restordre. Når der senere modtages materiel, vil restordrerne automatisk blive udleveret i prioritetsorden.
 
Ved returnering af beholdninger til et depot udsteder kunden en returseddel, der sendes til depotet sammen med materiellet. Depotet indtaster retursedlen i edb-systemet, der udskriver et besigtigelsesdokument til brug ved depotets optælling og brugsbedømmelse af materiellet. Efter besigtigelsen indtastes besigtigelsesdokumentet i edb-systemet, hvor beholdningerne registreres. Ved registreringen af reparabelt materiel vil MILLAG automatisk meddele forslag til reparation. For at sikre at depoternes beholdninger af materiel er fordelt rigtigt i forhold til efterspørgslen ved depoterne, vil MILLAG automatisk initiere omfordeling - eller rokering - af beholdningerne, således at der ikke opstår mangler ved et depot. Beregningerne foretages på grundlag af de registrerede beholdningstal ved de enkelte depoter og det beregnede fremtidige forbrug. Udover den automatiske rokering kan der manuelt foretages omfordeling af materiellet af beredskabsmæssige grunde.
 
Der er fastsat regler for, hvor ofte depoternes beholdninger skal optælles. Formålet med optællingen er at sikre, at de registrerede beholdningstal stemmer med de aktuelle beholdninger. Herved kontrolleres det, at der ikke uberettiget sker svind eller anden afgang i beholdningerne. Optællingen tjener også til at få afstemt de aktuelt oplagte beholdninger med MILLAG regnskabstal, da eventuelle fejl kan bevirke, at edb-systemet disponerer beholdningerne forkert. Regnskabsfejl kan medføre, at der noteres restordrer uanset, at der aktuelt er beholdninger ved depoterne; eller at der foretages for store indkøb. MILLAG optællingsprocedurer sørger for, at der udvælges de lagemumre, som skal optælles i de forskellige optællingsperioder. Udvælgelsen sker ved »lodtrækning«, såledesr at det er helt tilfældigt, hvilke lagemumre, der udskrives til optælling. 
 
Delsystem NORMERING OG RESERVERING »iVOR« indeholder - som navnet angiver - funktionerne omkring normering og kontrol af myndighedernes beholdninger samt procedurerne for reservering af depoternes beholdninger til særlige formål. Normeringsfunktionen omfatter registrering af normer for, hvad hver enkelt myndighed må have af de vigtigste materielgenstande. Normerne angiver, hvor meget en myndighed må have af de enkelte lagernumre. Endvidere registreres beholdningstallene for myndigheden, således at systemet kan konstatere eventuelle mangler eller overskud og udskrive oplysninger herom. Normerne fastsættes af kommandomyndighederne, der også foretager eventuel ændring af normerne og kontrollerer, at de overholdes. Beholdningstallene ajourføres automatisk ved udlevering og returnering af materiel. De registrerede norm- og beholdningstal danner grundlag for udskrivning af aktuelle rapporter til brug for kommandomyndighedernes disponering af disse vigtige forsyninger.
 
Reserveringsprocedurerne benyttes ved oplægning af beholdninger, som skal benyttes til særlige formål. Det kan være krigsreserver eller beholdninger til brug ved gennemførelsen af et vedligeholdelsesprogram. Dette betyder, at beholdningerne regnskabsmæssigt »indsættes på en særlig konto«, som kun må bruges, når udlevering sker til det fastsatte formål. Reserveringen omfatter beholdningerne ved depoterne, men kan også omfatte beholdninger under indkøb eller reparation. Ved levering sikres det herved, at beholdningerne ikke anvendes til andre formål. Reserve- ringsfunktionen indeholder også muligheder for at få udskrevet rapporter om, hvornår alle beholdningerne er modtaget, hvem de er udleveret til, og hvornår reserveringen kan afsluttes. For et vedligeholdelsesprogram har dette stor betydning: Programmet kan startes, når beholdninger er til stede. Det kan løbende kontrolleres, at reservedelene anvendes rigtigt. Når programmet er afsluttet, ophæves reserveringen automatisk og eventuelle resterende beholdninger indgår atter i depoternes »frie« beholdninger. Reserveringsfunktionen benyttes ved HMAK i LAGSTYR edb-systemet, og anvendelsen har her medført mange fordele ved styring og kontrol af forsynings- og vedligeholdelsesprogrammers rigtige gennemførelse.
 
Delsystem REGISTER »REG« er det delsystem, der giver adgang til de registrerede oplysninger i databasen. Systemet giver dels mulighed for at spørge om, hvilke oplysninger databasen indeholder, dels mulighed for at ændre disse data. 
Meddelelse om de enkelte oplysninger - eller data - gives på dataskærme eller ved udskrivning på papir, når der er tale om større datamængder. Ved udførelsen af materielkommandoernes eller depoternes daglige forvaltningsfunktioner er der brug for nøjagtige og ajourførte oplysninger. Disse kan fås ved via MILLAG terminalerne at meddele, hvilke oplysninger der er brug for. Ved hjælp af forespørgselsprogrammerne vil edb-systemet derefter finde de ønskede informationer i databasen og udskrive meddelelse om oplysningerne. Der er naturligvis forbundet en række sikkerhedsmæssige problemer med disse spørgemuligheder. Derfor er der i edb-systemet indbygget kontrol med, at spørgeren er berettiget til at få de ønskede oplysninger. Er dette ikke tilfældet, kan spørgeren ikke få adgang til databasens oplysninger. Adgangen kan for den enkelte person yderligere begrænses til kun at omfatte de oplysninger, der er brug for i det daglige arbejde.
 
Der er løbende brug for at kunne ændre databasens oplysninger, for at tilføje nye oplysninger eller for at slette oplysninger, der ikke længere skal benyttes. Disse registerændringer foretages - ligesom forespørgslerne - ved hjælp af terminalerne. I forbindelse med ændringerne kontrollerer edb-systemet, om ændringerne er korrekte, og om den person, der foretager ændringen, er bemyndiget hertil. Derefter registreres de ændrede data i databasen. Dette betyder, at ændringer foretages, så snart dette er nødvendigt, og at edb-systemet derefter straks udfører procedurerne under anvendelse af de nye, aktuelle oplysninger.
 
Delsystem STATISTIK »STA« er det sidste af MILLAG delsystemerne. Delsystemet gør det muligt at udskrive statistiske oplysninger og statusrapporter om forsyningstjenestens forløb. Systemet udskriver endvidere de forsyningskataloger, som anvendes af systemets brugere. Statistikkerne og rapporterne kan opdeles i to forskellige kategorier. Den ene kategori indeholder forsyningsmæssige oplysninger til materiel- kommandoernes og depoternes sagsbehandlere inden for de enkelte dele af forsyningstjenesten. De bruges til planlægning af deres daglige virksomhed og til kontrol af, at systemet virker rigtigt. Den anden kategori omfatter informationer til brug for ledelsen af forsyningstjenesten. Ved hjælp af disse ajourførte og aktuelle oplysninger kan ledelsen overvåge forsyningstjenestens forløb i forhold til de opstillede planer og mål og hurtigt foretage de nødvendige justeringer af mål og midler. Oplysningerne hjælper herved til en smidig og effektiv tilrettelæggelse og styring af forsyningstjenesten.
 
Forsyningskatalogerne indeholder aktuelle oplysninger om lagernumrene, og de hertil knyttede forvaltningsdata. Katalogerne kan enten udskrives på traditionel måde på papir og udsendes i bøger, eller de kan udsendes som microfilm eller microfish. Den sidste måde rummer mange fordele, men kræver at det nødvendige læseudstyr anskaffes til brugerne. Uanset at prisen for dette læseudstyr er faldet meget stærkt i de senere år, vil de samlede udgifter ved anskaffelsen være ret store. Det kan derfor forudses, at begge metoder indledningsvis vil blive benyttet ved udskrivning af MILLAG kataloger.
 
Opdelingen af MILLAG i et antal delsystemer er foretaget ud fra det hensigtsmæssige i at tilrettelægge edb-procedurerne inden for rammerne af afgrænsede problemområder, der systemmæssigt bør løses i sammenhæng. I en række tilfælde vil edb-behandlingen involvere flere af delsystemerne samtidigt. Dette sker automatisk inde i edb-maskinen, og brugerne vil ikke mærke, hvilke delsystemer der behandler hans - eller hendes - problemer, og således heller ikke få problemer på grund af opdelingen.
 
MILLAG DATABASE
Ved edb-behandlingen benyttes en række forskellige oplysninger - data. Disse data findes i dag enten registreret i andre edb-systemer, f.eks. i LAGSTYR ved Hærens Materielkommando, i FLYMAT ved Flyvematerielkommandoen, eller i forskellige manuelle kartoteker. Inden MILLAG starter, skal oplysningerne overføres til databasen, som MILLAG benytter. Databasen indeholder alle de oplysninger, som MILLAG systemet skal benytte ved edb-behandlingen. Indledningsvis vil oplysningerne kun omfatte MILLAG data. På længere sigt er det hensigten, at databasen også skal omfatte forsvarets øvrige materieldata, som benyttes i de andre edb- systemer inden for materielområdet. Derved bliver databasen at betragte som forsvarets materieldatabase.
 
Databasen er omtalt i Militært tidsskrift april 1975. Ved at samle alle materieldata i én database opnås en række fordele. Blandt andet opnår man, at edb-systemerne inden for materielområdet benytter ens data, hvorved man undgår dobbeltregistrering af oplysningerne. Det bevirker også, at disse data ajourføres efter ens regler, og derved at de forskellige edb-systemer kan benytte de nyeste og bedst ajourførte oplysninger. Benyttelsen af fælles data kræver, at det fastsættes, hvem der har ansvaret for at ajourføre oplysningerne i databasen. Dette sker ved at udpege hvilket af edb-systemerne, der må tilføje, ændre og slette data i databasen, og internt i edb-systemerne at fastlægge regler for ændringernes udførelse. I visse tilfælde kan det dog være nødvendigt at foretage dobbeltregistrering af ens oplysninger. Dette kan skyldes edb-driftsmæssige forhold, hvor den maskinelle behandlingstid vil blive for lang, hvis oplysningerne kun findes registreret ét sted. Det kan også skyldes sikkerhedsmæssige krav, hvor de samlede oplysninger er klassificeret Fortroligt eller højere, og hvor edb-systemet kun skal benytte enkelte af disse oplysninger, der hver for sig ikke er klassificerede. Disse forhold må dog ikke medføre, at oplysningerne ajourføres efter forskellige regler.
 
Anvendelsen af databasen vil medvirke til, at de materieloplysninger, der benyttes i forsvaret, vil blive standardiseret, og at værnenes terminologi vil blive ens. Når vi i dag ved, hvor svært det er værnene imellem at tale sammen om materielproblemer, fordi der bruges en række udtryk, som kun er kendte i de enkelte værn, så vil fordelen ved denne standardisering umiddelbart kunne erkendes som et stort fremskridt. Fuldt udbygget vil databasen rumme alle materieloplysninger om værnenes 3-400.000 lagernumre. Oplysningerne i databasen kan opdeles i faste og variable data. 
 
 
De faste data ændres kun sjældent. De omfatter oplysninger om lagernumre og de hertil hørende forvaltningskoder samt andre tekniske og kommercielle beskrivelser af den forsyningsgenstand, som lagemummeret dækker. Endvidere myndighedsoplysninger om de myndigheder, der må udstede blanketter samt modtage beholdninger og informationer fra systemet, samt leverandøroplysninger. De variable data ændres løbende i forbindelse med edb-behandlingen. De kan være oplysninger om beholdninger ved depoterne, om forsyninger bestilt has leverandører eller som er under reparation, eller om skyld - restordrer - til kunderne. Oplysningerne omfatter også oversigter over fastsatte normer for, hvad myndighederne må rekvirere, samt oplysning om de beholdninger, som myndighederne er i besiddelse af for de enkelte lagemumre.
 
En interessant nyskabelse i MILLAG er opbygningen af et materiel- strukturregister. Dette register indeholder oplysninger om, hvordan et stykke materiel er opbygget. Man kan her se, hvilke genstande, der indgår i materiellet, og det antal de enkelte genstande indgår med. For et skib kan man f.eks. se, hvilken maskine skibet benytter, hvilke - og hvor mange - komponenter maskinen er bygget af, og hvilke dele der indgår i komponenterne. Ved hjælp af strukturregistret kan man få at vide, hvordan skibet er opbygget fra køl til mast. Det vil tage ret lang tid at indsamle alle disse oplysninger. Men når de først er indsamlet og registreret, vil oplysningerne være et meget vigtigt stykke værktøj for materielkommandoernes tilrettelæggelse af vedligeholdelseseftersyn samt ved udrangering af uanvendelige beholdninger af forældet materiel.
 
INDSAMLING AF OPLYSNINGERNE TIL DATABASEN
Inden MILLAG systemets start skal de faste oplysninger og et antal af de variable oplysninger i de nuværende registre og kartoteker overføres til databasen. Det sker ved hjælp af særlige implementeringssystemer til indsamling og registrering af oplysningerne. Overførsel af data fra et eksisterende edb-system til MILLAG databasen vil ske maskinelt, og vil kun koste tid og personelindsats til udviklingen af de edb-programmer, der skal udføre dataoverførslen. Et langt større problem opstår ved indsamling og registrering af oplysningerne fra de manuelt førte kartoteker. Her skal der også udvikles edb-programmer til registreringen i databasen. Men herudover skal der ydes en stor personelindsats med fremfinding af oplysningerne fra kartotekerne og med dataoverførslen til edb-maskinen samt med rettelse af fejl ved dataindsamlingen. Da dette arbejde skal foregå inden MILLAG starter, skal personellet også i overgangsperioden arbejde med de nuværende manuelle arbejdsgange i forsyningstjenesten.
 
Den manuelle dataindsamling berører hovedsageligt søværnet og flyvevåbnet, men også indsamling af normeringsoplysningeme ved hæren vil medføre en manuel arbejdsindsats. For i startfasen at gøre den manuelle arbejdsindsats så lille som mulig omfatter dataindsamlingen i første omgang kun de oplysninger, der er krævede, for at MILLAG kan virke. De resterende data fastsættes enten maskinelt til bestemte værdier efter regler i edb-programmerne, eller de indrapporteres senere til databasen efter MILLAG start. Herved kan behandlingen i MILLAG i startfasen medføre enkelte fejl, eller nogle be- handlingsrutiner kan ikke benyttes. Det bliver derfor nødvendigt for sagsbehandlerne, at de i den første tid efter MILLAG start nøje vurderer oplysningerne fra MILLAG og retter eventuelle fejl i databasen eller tilføjer manglende oplysninger. Ved udvælgelsen af de data, der kræves indlagt i databasen inden MILLAG start, er der taget højde for, at edb-be- handlingen kan foretages uden væsentlige fejl eller begrænsninger. En anden årsag til fejl i databehandlingen kan være, at oplysningerne ved indsamlingen er behæftet med fejl. For at undgå det, er det meget vigtigt, at den manuelle dataindsamling udføres omhyggeligt, og at fejl i dataindsamlingen rettes.
 
TERMINALSYSTEMET
MILLAG er opbygget som et terminalsystem. Ved materielkommandoerne og depoterne samt andre steder, hvor materieloplysningerne skal benyttes, opstilles terminaler, der ved hjælp af telefonforbindelser er tilsluttet edb-anlægget på FADA. Ved opkald fra terminalerne kan man komme i forbindelse med edb-anlægget og aflevere eller få udskrevet de oplysninger, der skal bruges. Omvendt kan edb-anlægget kalde terminalerne op, når der herfra skal sendes oplysninger til sagsbehandlerne. Terminalerne er en kombination af skærmterminaler, skærmskrivere og hurtigskrivere.
 
En skærmterminal består af et skrivetastatur (som på en skrivemaskine) og en dataskærm. Tastaturet benyttes til indtastning af de oplysninger, der skal meddeles til edb-anlægget. På dataskærmen kan man se, hvilke oplysninger der kræves af edb-systemet for at udføre databehandlingen, ligesom man kan se de oplysninger, der er indtastet fra tastaturet. Edb- systemet kontrollerer, at oplysningerne er rigtige, og meddeler på skærmen, hvis der er fundet fejl, som operatøren skal rette, for at oplysningerne kan behandles af edb-anlægget. Efter edb-behandlingen meddeles resultatet på skærmen. Som eksempel kan nævnes en sagsbehandler, der ønsker oplysning om beholdninger på et lagernummer. Sagsbehandleren indtaster lagernummeret og oplysning om hvilke beholdningstal, der ønskes. Edb-anlægget finder de ønskede oplysninger i databasen og skriver dem på dataskærmen. Sagsbehandleren får herved oplysning om de sidst ajourførte beholdningstal og eventuelle andre informationer, der skal bruges ved sagsbehandlingen. Skærmterminalerne benyttes også til andre ting. Ved modtagelse af rekvisitioner og andre blanketter, som skal behandles af MILLAG, skrives oplysningerne fra blanketterne ved hjælp af tastaturet. Eventuelle fejl meddeles på skærmen og kan umiddelbart rettes. Herefter meddeler edb-systemet på skærmen, at oplysningerne er korrekt modtaget. I disse tilfælde vil resultatet af edb-behandlingen ikke blive meddelt på skærmen, men i stedet senere blive udskrevet på blanketter eller lister på de til terminalerne hørende skrivere. Endelig kan skærmterminalerne benyttes til ændring af de data, der findes i databasen, eller til tilføjelse af nye oplysninger.
 
Lagerstyringsprojekt Millag
 
 
I tilslutning til skærmene opstilles skærmskrivere. Disse bruges enten, når oplysningerne på en dataskærm ønskes overført til papir, eller når svar på en forespørgsel om oplysninger fra databasen er så omfattende, at oplysningerne ikke kan rummes på skærmen. Skærmskriveme kan også benyttes, når resultatet af edb-behandlingen straks skal udskrives, for eksempel ved udskrivning af resultatet af en højtprioriteret rekvisition.
 
En anden type skrivere er hurtigskrivere. Disse skrivere opstilles på steder, hvor der skal udskrives mange blanketter og lister. Hurtigskrivere vil i MILLAG blive benyttet til samlet udskrivning af store mængder blanketter, for eksempel plukkesedler og følgesedler, som benyttes ved fremtagning af materiel ved depoterne og ved levering til modtagerne af materiellet. Inden udskrivningen vil blanketterne af edb-anlægget være sorteret, således at de umiddelbart kan fordeles til de sagsbehandlere, der skal benytte blanketterne. Udover det ovenfor nævnte terminaludstyr kan der til specielle funktioner komme andet udstyr på tale. Her kan nævnes hullemaskiner eller disketteudstyr, som benyttes i MILSTRIP-procedurerne ved rekvisition og levering af materiel fra NATO og USA. Endvidere kan nævnes udstyr, der gør det muligt at udskrive katalogoplysninger på microfilm i stedet for på papir.
 
En særlig type terminaler vil i de kommende år vinde stadig større udbredelse. Det er de såkaldte »intelligente terminaler«. Ved hjælp af disse terminaler kan man decentralt opbevare oplysninger uden for edb-anlæg- get og lokalt benytte disse oplysninger ved hjælp af dataskærmene. Det har specielt betydning ved behandlingen af data, der er sikkerh ed sklassi- ficerede, idet disse oplysninger ikke må sendes over telenettet. Når der er brug for at benytte oplysningerne, afbrydes forbindelsen med FADA, og edb-behandlingen udføres lokalt ved hjælp af den intelligente terminal og de oplysninger, der findes her. Når behandlingen er afsluttet, kan forbindelsen til FADA atter etableres. En anden betydning har disse terminaler, fordi det af beredskabsmæssige årsager er uheldigt, at en række vigtige oplysninger kun registreres centralt ved FADA. Ved afbrydelse af forbindelsen mellem en terminal og FADA er disse oplysninger ikke tilgængelige ved de lokale terminalsteder. De intelligente terminaler gør det muligt at opbevare disse vigtige oplysninger lokalt, således at de altid er tilgængelige. De intelligente terminaler er dyrere end almindeligt terminaludstyr, men merprisen må vurderes i forhold til de beredskabsmæssige konsekvenser, som en afbrydelse af telefonforbindelserne kan medføre.
 
BRUGERSYSTEMET
Et system som MILLAG består af en edb-del og en bruger-del. For at edb-delen kan virke korrekt, er det nødvendigt at brugernes arbejde udføres i nøje overensstemmelse med de edb-mæssige krav.
 
Ved fastlæggelse af kravene til edb-programmeme er de manuelle forretningsgange hos brugerne samtidig blevet vurderet og fastlagt. Forretningsgangene omfatter regler for udfyldelse og behandling af inddatablanketter inden indtastning ved skærmterminalerne og regler for anvendelsen af de uddatablanketter, som udskrives fra systemet. For at systemet kan virke efter hensigten, er det vigtigt, at disse regler nøje beskrives og efterleves.
 
Brugersystemet omfatter de blanketter, der skal anvendes, og de brugerinstrukser, som indeholder bestemmelser for udfyldelse og behandling af blanketterne og for de forretningsgange brugerne skal benytte. Blanketterne udformes på en sådan måde, at de er nemme at udfylde og benytte. Det vil tydeligt fremgå af blanketten, hvilke data, der skal udfyldes og indtastes ved skærmterminalerne, således at der bliver færrest mulige fejludfyldninger. Af de blanketter, som edb-systemet udskriver, fremgår det ligeledes, hvem der skal benytte oplysningerne, og - i muligt omfang - hvortil oplysningerne skal benyttes. Blanketterne bliver ved farvevalg og placering af de enkelte rubrikker gjort behagelige og hensigtsmæssige at arbejde med. Der er ved blanketkonstruktionen primært taget hensyn til brugernes anvendelse af blanketterne.
 
Reglerne for udfyldelse og behandling af hver enkelt blanket bliver nøje beskrevet i brugerinstrukserne. Endvidere indeholder brugerinstruk- seme bestemmelser for, hvem der må benytte blanketterne, og hvem der eventuelt skal godkende dem inden indtastning i edb-systemet. De indeholder også en kortfattet beskrivelse af både bruger- og edb-systemet, således at man kan konstatere, om resultatet af edb-behandlingen er korrekt. Instruksen indeholder yderligere oversigt over mulige fejl ved forkert udfyldelse af blanketterne og anvisning på, hvordan fejlene rettes. Brugerinstrukserne, der er opbygget efter samme model som hærens LAG- STYR-brugerinstrukser, er udformet på en sådan måde, at de enkelte brugere kun skal læse netop de instrukser, som vedrører hans eller hendes arbejdsområde.
 
Ved udformningen af MILLAG blanketter og brugerinstrukser er der lagt meget stor vægt på, at edb-systemet modtager de rigtige data. Det har i mange edb-systemer vist sig, at fejl i edb-behandlingen ofte skyldes forkert anvendelse eller udfyldelse af de blanketter, der benyttes. Mange fejl kan undgås ved tilrettelæggelse af hensigtsmæssige forretningsgange hos brugerne og en nøje beskrivelse af regler for brugernes databehandling. Samtidig stilles der krav om en høj grad af datadisciplin hos systemets brugere. Det er imidlertid klart, at udsendelsen af nye brugerbestemmelser og blanketter ikke alene er tilstrækkeligt. For at sikre, at bestemmelserne fra starten forstås rigtigt, og at blanketterne benyttes efter deres hensigt, vil der i månederne inden MILLAG start blive gennemført en uddannelse af alt personel, der kommer i berøring med MILLAG. Denne uddannelse vil dels blive foretaget af de personer, der har konstrueret MIL- LAG-systemet, og dels af de personer fra materielkommandoerne, der i den kommende tid skal foretage afprøvning (»test«) af systemets procedurer. Der er tale om den mest omfattende samlede uddannelse af for- syningspersonel i forsvaret, der hidtil er gennemført. Den vil omfatte ca. 3.000 personer ved materielkommandoer, depoter og værksteder samt ved hærens regimenter, ved flådestationer og ved flyvestationer.
 
 
 
 
RELATION TIL ANDRE EDB-SYSTEMER
MILLAG-systemet omfatter forsyningsprocedurerne ved de 3 værn. Det er således kun den del af værnenes faglige tjeneste, der vedrører forsyningsforvaltningen, som MILLAG funktionerne omfatter. Det samlede behov for edb-systemer inden for materielområdet er analyseret i Søværnets grovplan for anvendelse af edb i materielforvaltningen. Udover forsyningssystemet MILLAG skal der udvikles edb-systemer inden for økonomi- og vedligeholdelsesområderne. Det er meget vigtigt, at der ved udviklingen af MILLAG tages højde for, at MILLAG kan arbejde sammen med de andre edb-systemer, når de sættes i produktion.
 
Et af midlerne til at sikre dette er, at alle data, som er fælles for edb- systemerne, bliver ens. Dette mål kan opnås ved, at edb-systemerne benytter den database, der indledningsvis benyttes af MILLAG, således at databasen kan udvikle sig til at være en fælles materieldatabase for forsvaret. Endvidere er det et krav, at der både hos den overordnede ledelse for edb-systemerne og hos de projektgrupper, som udvikler systemerne, sker en løbende koordinering af systemarbejdet.
Af de edb-systemer, som MILLAG skal arbejde sammen med, er følgende under udvikling:
 
- Materielkommandoernes driftsøkonomisystem (MAKDØS). Systemet skal opsamle og udskrive økonomiske oplysninger om driften af forsvarets materiel. Fra MILLAG modtager MAKDØS-systemet oplysninger om forbruget af materiellet ved de enkelte enheder, således at de sammen med øvrige udgifter kan vise de samlede driftsudgifter hos enhederne.
- Materielkommandoernes finansøkonomisystem (MAKFØS). Fra MILLAG modtager dette edb-system oplysninger til brug ved ajourføring af status for anvendelsen af anviste bevillinger til materielanskaffelser. MILLAG afleverer oplysninger om udgifter til anskaffelser i forbindelse med iværksættelse af genforsyning og afgivelse af indkøbsordrer. ,
- Militcer kodificering (MILKOD). MILKOD-systememe modtager kodificeringsoplysninger fra NATO-landene og afleverer kodifi- ceringsoplysninger om dansk materiel til NATO-landene. Modtagne oplysninger skal overføres til MILLAG enten direkte eller via en manuel vurdering af de modtagne data. En række af de oplysninger, der skal afleveres om danske materielgenstande, skal leveres af MILLAG.
 
Arbejdet med udvikling af disse systemer er igang. På andre områder kan det forudses, at der senere vil komme edb-systemer, som MILLAG skal »samarbejde« med. Inden for vedligeholdelsesområdet er der ved Hærens Materielkommando udviklet et edb-vedligeholdelsessystem. Der er ikke i dag planlagt nogen direkte forbindelse mellem dette system og MILLAG. På længere sigt synes det dog rimeligt at antage, at der skal udvikles et fælles vedligeholdelsessystem for materielkommandoeme, og at et sådant system ikke kan undgå at skulle korrespondere med MILLAG.
 
Et andet edb-system, der senere kan forventes udviklet, omfatter de lokale forsyningsregnskaber ved hærens enheder. Disse regnskaber skal i MILLAG første fase stadig føres manuelt, men på længere sigt kan der - som påpeget af projektgruppen vedrørende hærens materieladministrationssystem (HÆRMAS) - opnås en effektivisering af regnskaberne ved at omlægge dem til edb, således at de automatisk kan overføre oplysninger om lokale forsyningsbehov til MILLAG. Derved undgås udskrivning af rekvisitioner og andre blanketter.
 
FORMALET MED MILLAG
Formålet med udviklingen af MILLAG-systemet er at skabe et værnsfælles edb-system, der kan varetage værnenes forsyningsfunktioner, og herigennem effektivisere forsyningstjenesten. Det har ofte været diskuteret, om der var fordele ved at skabe fælles og ensartede regler for udførelsen af forsyningstjenesten. Hertil kan svares, at der ikke bør anvendes forskellige procedurer, når intet taler imod at gøre dem fælles. Netop for et edb-system er der mange fordele ved at benytte én - og kun én - fælles procedure, idet anvendelsen af forskellige procedurer medfører øgede udgifter til udvikling og drift af systemet. Men også for værnene vil de fælles procedurer rumme fordele, blandt andet gennem en bedre udnyttelse af de samlede materielressourcer ved værnene.
 
Denne effektivisering vil kunne mærkes på en række områder. Hos de enheder, der er kunder i MILLAG-systemet, mærkes den gennem en hurtigere behandling af forsyningstransaktionerne og meddelelse af ajourførte og up-to-date - oplysninger om hvordan forsyningsbehovene bliver opfyldt. For personellet ved materielkommandoeme og deres depoter mærkes effektiviseringen på flere måder. De informationer, som skal benyttes ved sagsbehandling og ekspedition af sager inden for forsyningstjenesten, vil enten være til stede på de udskrevne ekspeditionsdokumenter eller let kunne fremskaffes ved forespørgsler til databasen via dataskærmene. Alle oplysninger er samlet i databasen, og skal kun søges ét sted, ligesom det altid vil være de nyeste og bedst ajourførte informationer, der udskrives fra systemet. Personellet vil også slippe for at beskæftige sig med behandling af rutinemæssige ekspeditioner, da disse normalt altid ekspederes automatisk af MILLAG.
 
Ved beholdningsdisponeringen er der tilsigtet en mere effektiv udnyttelse af de rådige beholdninger. Genforsyning ved indkøb eller reparation vil ske automatisk under hensyntagen til løbende ændringer i efterspørgsel og leveringstider, og dette vil bevirke en generel formindskelse af beholdningsniveauet ved depoterne, uden at betjeningen over for kunder bliver dårligere - snarere bliver den tværtimod bedre, og sandsynligheden for registrering af restordrer mindre. De herved opnåede besparelser vil kunne udnyttes til dækning af behov på områder, der hidtil på grund af manglende økonomiske midler har været dårligere inddækket.
 
Ledelsen af forsyningstjenesten både ved materielkommandoerne, ved Forsvarskommandoen og ved øvrige kommandomyndigheder vil gennem MILLAG få mulighed for en bedre styring af forsyningstjenesten i overensstemmelse med de ønskede mål. Ledelsen bliver ligeledes i stand til gennem de af MILLAG udskrevne ledelsesrapporter at følge forløbet, og til hurtigere at kunne gribe ind, hvis forløbet bliver anderledes end ønsket.
 
Der er naturligvis også ulemper forbundet med at tage så stort et edb- system som MILLAG i brug. Man bliver mere ømfindtlig over for driftsforstyrrelser, og fejl i systemet er vanskeligere at rette end i et manuelt system. Specielt i indkøringsfasen vil der opstå en række problemer, også fordi det personel, der skal bruge systemet, i starten vil få problemer med at benytte systemet korrekt. Disse ulemper og startvanskeligheder vil dog på længere sigt være meget små sammenlignet med de fordele, der opnås. 
 
 
 
 
PDF med originaludgaven af Militært Tidsskrift hvor denne artikel er fra:
 
 
 
 
 

Litteraturliste

Del: